Highway to PIM – #3: Business Blueprint

In den ersten beiden Artikeln unserer Serie haben Sie bereits die Grundlagen zur Entscheidungsfindung „PIM – ja oder nein?“ sowie die Herausforderungen bei der Auswahl des passenden Systems kennen gelernt. Lesen Sie heute, welche Stolpersteine Sie bei der Einführung des PIM Systems vermeiden sollten, um Ihren Weg zu einer effizienten Informationslogistik möglichst reibungslos zu gestalten.

Business-Blueprint

Im Lastenheft haben Sie bereits die grundlegenden Anforderungen an das PIM System definiert. Die Frage lautet nun: Wie führen wir das System ein und wie setzen wir die definierten Prozesse um? Mit welcher konkreten Funktion in meinem PIM kann ich denn nun welche Anforderung erfüllen? Was kann durch Standardfunktionen abgedeckt werden, welche Customizings oder programmatischen Erweiterungen sind notwendig? Dazu wird nun das bestehende Lastenheft in ein konkretes Pflichtenheft bzw. den sogenannten Business Blueprint, überführt. Dieser beschreibt die relevanten Geschäftsprozesse aus fachlicher Sicht und ordnet sie den entsprechenden Funktionen in Ihrem PIM zu.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt im Projekt sollten Sie die Beratungsleistung eines Integrators in Anspruch nehmen. Zum einen werden Sie schnell feststellen, dass das vorliegende Lastenheft – trotz der sehr umfassenden Vorarbeit – nicht detailliert genug ist, um Ihre Prozesse tatsächlich in der Software abzubilden. Zum anderen bietet Ihnen das tiefe Wissen zur Software sowie die Erfahrung eines Integrators die Möglichkeit, das System bestmöglich auszurichten. Sie erhalten also nicht nur die Antwort auf die Frage „Was kann im Standard abgebildet werden?“ sondern haben auch einen erfahrenen Sparringspartner parat, wenn es darum geht, Ihre Prozesse bestmöglich auf die vorhandenen Standardfunktionen auszurichten oder eben die Möglichkeiten notwendiger Customizings zu analysieren. Was ist möglich und was ist nötig?

Customizings und programmatische Erweiterungen werden oftmals umgesetzt, um Anwendern das neue System möglichst komfortabel einzurichten. Sie stellen aber in der Folge auch einen beträchtlichen Kostenfaktor dar und überraschen im Falle von Softwareupdates gerne mit besonderen Tücken und Herausforderungen. Oft kann die Software durch einfache Prozessveränderungen oder kleine Kompromisse deutlich näher am Standard und damit kostengünstiger zum Einsatz kommen.

Ein wichtiger Bestandteil des Business Blueprints bildet das Datenmodell: Es umfasst die im PIM verwendeten Entitäten, deren Eigenschaften und das Zusammenspiel der Informationen. Hier beschreiben Sie also ganz konkret, welche Daten später im PIM erfasst bzw. gehalten werden sollen, wie diese in Relation stehen, welche Felder benötigt werden, welche Eigenschaften es gibt mit welchen Ausprägungen und Typen. Gehen Sie wirklich bis ins kleinste Detail: Gibt es Sprachabhängigkeiten? Wie viele Zeichen darf ein Freitext haben? Welche Arten von Texten gibt es? Wo kommen die Daten her, wo gehen sie hin? Darf das Feld im PIM editiert werden? etc.

Bei einem Händler oder Hersteller kommen schnell mehrere Hundert benötigte Felder im PIM zusammen. Da ist es nicht ganz leicht, sicherzustellen, dass auch wirklich an alles gedacht wurde. Es klingt also nicht danach, es ist eine ziemliche Herkulesaufgabe. Aber sie ist grundlegend für die Funktionalität, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit Ihres PIM Systems. Der Aufwand lohnt sich also!

Einige Software-Lösungen arbeiten mit festen Konstrukten für Datenmodelle, in die Sie Ihre Anforderungen einpassen müssen. Andere ermöglichen individuell konfigurierbare Datenmodelle. Beide Fälle bieten Ihnen Vor- als auch Nachteile. So oder so ist der Systemintegrator gefragt: Mit ihm gemeinsam müssen Sie nun das von Ihrem Unternehmen geforderte Datenmodell auf die Möglichkeiten, die Ihr PIM System bietet, ausrichten und sicherzustellen, dass alle relevanten Anforderungen abgebildet werden können.

Haben Sie Ihre Prozesse konkreten Funktionen zugeordnet und ihr Datenmodell erstellt, so fehlt Ihrem Business Blueprint noch eine Liste der notwendigen technischen Erweiterungen, eine Übersicht über die bestehenden Umsysteme und deren Anbindung sowie Ihre Qualitätsanforderungen an Produktdaten. Der aufmerksame Leser wird jedoch bereits festgestellt haben, dass es nun ein Leichtes ist, diese letzten Bestandteile Ihres Business Blueprints zu sammeln. Denn sie ergeben sich nahezu automatisch aus den beiden oben beschriebenen Schritten.

Ihr fertiger Business Blueprint enthält also schließlich mindestens folgende Punkte:

  • Definierte Geschäftsprozesse inklusive Benutzerrollen, -rechte und Logiken für die Behandlung von Ausnahmen
  • Granulares Datenmodell inklusive Entitäten, Einheitensysteme, Klassifikation(en) und Pflegestruktur
  • Liste der notwendigen technischen Erweiterungen
  • Liste der bestehenden Umsysteme und Anforderungen an die Schnittstellen
  • Basis für die Qualitätsanforderungen an Ihre Produktdaten

Überall einen Haken gesetzt? Dann freuen Sie sich auf den nächsten Artikel, der sich mit dem technischen Lösungsdesign und der Umsetzung befassen wird. (Auch hier wieder der Tipp: Mit unserem RSS-Feed können Sie sicherstellen, dass Sie ihn auch ganz sicher nicht verpassen.)

An dieser Stelle muss noch erwähnt werden, dass hier jeweils die klassische Wasserfall-Methode für PIM-Projekte zugrunde gelegt wird. Zwar ist auch in dieser Projektphase ein agiles Vorgehen möglich, jedoch fehlt Ihnen dadurch unter Umständen der Gesamtüberblick über das System und Ihr Projekt. Die Gefahr dass bereits implementierte Prozesse angepasst oder sogar komplett überarbeitet werden müssen, da es zu Konflikten mit später angegangenen Prozessen kommt, ist sehr hoch und Mehraufwände unvermeidbar. In der Praxis hat sich deshalb die Anwendung eines Mischverfahrens bewährt: das grundlegende Design und die Basisimplementierung werden im Wasserfallprinzip durchgeführt, Erweiterungen und Optimierungen sowie die Entwicklung der programmatischen Erweiterungen erfolgen agil. Das dafür benötigte Backlog ergibt sich aus den im „Wasserfall“ ermittelten Funktionen.