Database Publishing
Das Wachstum antreiben und neue Märkte erschließen – Wer mit seinem Unternehmen skalieren will, muss vor allem in wettbewerbsstarken Branchen viele Marketingkanäle bespielen. Print erlebt seit einigen Jahren eine Renaissance: Flyer und Mailings werden als hochwertiger wahrgenommen und bleiben meist länger im Gedächtnis der Zielgruppe als digitale Werbemaßnahmen. Das Argument, Print sei zu teuer, kann nicht mehr gelten. Database Publishing macht Printproduktionen für Unternehmen zum kosteneffizienten Wachstumstreiber.
Definition: Was ist Database Publishing?
Database Publishing (dt.: datenbankgestütztes Publizieren) ist die weitgehend automatisierte Erstellung von Medienprodukten, vor allem Printdokumenten, aus einer zentralen Datenquelle heraus.
Datenbankinhalte wie Produktbilder, Preise und Artikelnummern werden automatisiert über konfigurierte Schnittstellen an ein Layoutsystem übermittelt. Damit muss die Datenpflege nicht in einem Layout-Programm erfolgen, was zu einer Prozessoptimierung und klaren Verteilung der Verantwortlichkeiten führt.
Wie funktioniert Database Publishing?
Viele Unternehmen erstellen ihre Publikationen noch manuell – in einem Prozess, der aufwändig und fehleranfällig sein kann.
Die Entscheidung wird getroffen: Ein Werbemittel soll produziert werden. Wo bekommt man die notwendigen Informationen her? Ein Bearbeiter sucht dabei Texte aus Word-Dokumenten, alten Katalogen und E-Mails zusammen, zieht sich Bilder aus einem Ordner im Firmennetzwerk oder erfragt sie von Kollegen. Preiseübernimmt er aus einer Excel-Liste aus dem Vertrieb. Dann erstellt er das Drucklayout. Kommt es nun zu kurzfristigen Änderungen, müssen diese mühsam und oft mit hohem manuellem Aufwand umgesetzt werden.
Der Vorteil des Database Publishing: Datenbeschaffung wird zentralisiert. Aufwändige Daten- und Informationsbeschaffungen sowie fehlerbehaftete Änderungsprozesse werden durch den Einsatz einer Database-Publishing-Lösung umgangen. Sie kürzt den Prozess ab und automatisiert die meisten manuellen Arbeitsschritte.
Sämtliche für die Publikation benötigten Informationen werden in einer zentralen Datenquelle gespeichert, zum Beispiel einem PIM-System. Dieses wird mit einem Layout-Programm wie Adobe Indesign oder QuarkXpress verbunden. Wenn einmal ein Grund- oder Basislayout erstellt und definiert wurde, welche Inhalte aus dem Quellsystem wohin platziert werden sollen, aktualisiert sich das Dokument automatisch, wenn sich Daten verändern. Die Publikation ist damit immer auf dem neuesten Stand.
Database Publishing Beispiele: Wofür kann Database Publishing eingesetzt werden?
Database Publishing kann sowohl für digitale Publikationen als auch für Printprodukte eingesetzt werden. Die häufigsten Anwendungsfelder sind Print-Formate, die regelmäßig und mit geringem Veränderungsgrad veröffentlicht werden:
- Produktkataloge
- Printwerbung
- Mailings
- Technische Dokumentationen
Vorteile von Database Publishing
Angesichts des steigenden Kostendrucks in vielen Unternehmen, ist Database Publishing eine ideale Lösung, um kostengünstig Printpublikationen zu veröffentlichen. Die Automatisierung spielt auch hier ihre Vorteile aus.
Zeitgewinn und Skalierung
Es ist nicht mehr nötig, dass Mitarbeiter Daten aus vielen Quellen zusammensuchen oder sich für Änderungen durch hunderte von Seiten scrollen. Die Arbeitszeit können sie für wertschöpfendere Tätigkeiten verwenden. Mit Database Publishing reicht ein Klick, um Dokumente zu erzeugen. Durch die automatische Generierung der Publikationen, wird die Anzahl der Korrekturschleifen minimiert. Mehrsprachige Produkte lassen sich mit der richtigen Konfiguration ebenfalls in wenigen Schritten erzeugen, ohne Templates kopieren oder neu erstellen zu müssen. Eine Skalierung der Printkommunikation ist auf diese Weise einfach möglich.
Qualitätsverbesserung
Bei manuellen Prozessen besteht immer die Gefahr, dass einzelne Aktualisierungen doch nicht ins Produkt übernommen werden. Dass beim erneuten Platzieren Fehler unterlaufen oder kurzfristige Korrekturen zu spät an den zuständigen Bearbeiter übermittelt werden. Mit einer zentralen Datenquelle als Basis für das Database Publishing kann ein gleichbleibend hoher Qualitätsstandard erreicht werden. Das Risiko von technischen Komplikationen und Anwenderfehlern im Database Publishing ist minimal.
Nutzerfreundlichkeit
Hochstandardisierte Publikationen wie z.B. eine Preisliste lassen sich „mit einem Knopfdruck erzeugen”. Auf der anderen Seite können Mitarbeiter emotional aufgeladene Werbemittel weiterhin kreativ erstellen und bearbeiten, ohne sich um die Korrektheit der angebundenen Daten kümmern zu müssen.
Beispiel für Einsatz von Database Publishing im Unternehmen
Parsionate unterstützt Unternehmen unterschiedlicher Branchen in der Entwicklung moderner Database-Publishing-Prozesse – von der Bestandsanalyse über die Anforderungsaufnahme und Softwareevaluation im Publishing-Bereich bis hin zur Einführung entsprechender Tools wie WERK II.
Einer unserer Kunden ist Festo, ein führender Hersteller von Automatisierungstechnik. Das Unternehmen erzielte 2020 konzernweit einen Umsatz von 2,84 Milliarden Euro. Rund 600 Baureihen bietet Festo an – diese Komplexität spiegelt sich in den technischen Dokumentationen wider, die früher manuell erzeugt wurden.
Wir als Parsionate haben Festo unterstützt, die Produktion der Dokumentationen auf Database Publishing umzustellen. Da die Dokumentationen zum Markteintritt eines jeden Produkts veröffentlicht werden müssen, ist die Produktion zeitlich hoch brisant. Mit der Automatisierung durch Database Publishing konnten wir den Zeitdruck aus dem Produktionsprozess nehmen und gleichzeitig das Fehlerrisiko minimieren.
Wie kann Database Publishing umgesetzt werden?
- Anforderungen an die Publishing Prozesse: Im ersten Schritt definieren Unternehmen, welche Prozesse gibt es und was dabei publiziert wird. Welche Anforderungen werden an die Prozesse und Publikation gestellt?
- Datenquellen analysieren und zentralisieren: Mindestens genauso wichtig ist die Analyse der Systeme, in denen die Daten gespeichert sind. Werden Produktdaten bereits in einer zentralen Datenbank gelagert oder gibt es mehrere Datenquellen? Lassen sich Datenformate vereinheitlichen? Bei größeren Datenbeständen bietet sich die Einführung eines PIM-Systems an. Für den nachhaltigen Erfolg des Database Publishings auch wichtig: die regelmäßige Datenpflege.
- Prozesse optimieren oder neu definieren: Der Wechsel zum automatisierten Publishing beeinflusst die bisherigen Prozesse und Verantwortlichkeiten. Welche Personen/Rolle waren bisher in die Produktion involviert? Wie soll der Prozess in Zukunft gestaltet sein? Wer übernimmt Freigaben, wer das technische Monitoring? Diese Fragen sollten Unternehmen im Vorfeld der Umsetzung klären.
- Technologie evaluieren: Im nächsten Schritt gilt es, geeignete Database-Publishing-Anwendungen am Markt zu recherchieren und auf die eigenen Anforderungen hin zu überprüfen. Sind die Lösungen kompatibel mit vorhandenen Technologien? Ist die Integration über Schnittstellen unkompliziert möglich? Die installierten Anwendungen bedingen, welche Database-Publishing-Lösungen für die Implementierung in Frage kommen bzw. welcher Investitionsaufwand kalkuliert werden muss.
- Technologie implementieren: Erst jetzt erfolgt die eigentliche Implementierung der neuen Anwendungen: Wenn kein PIM-System vorhanden ist, muss ein solches angeschafft werden. Es müssen vorhandene Daten migriert und gegebenenfalls transformiert werden. Auch eine Verbindungsstelle zwischen PIM-System, eventuell MAM- und DAM-System, und Layoutanwendung muss hergestellt werden.
Wir empfehlen, frühzeitig einen Implementierungspartner einzubinden, der nicht nur die technologische Perspektive im Blick hat, sondern die Implementierung auch aus Prozesssicht optimiert. - Publishing System konfigurieren: Bevor der operative Betrieb des neuen Produktionsprozesses startet, werden für die geplanten Publikationen Layout-Vorlagen erstellt und Produkte aus der Datenbank mit Platzhaltern auf den Seiten verknüpft. Ab sofort genügt ein Knopfdruck, um jederzeit Broschüren, Mailings und Kataloge mit den aktuellen Daten zu drucken.
Häufige Fragen rund um Database Publishing
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Ein Database-Publishing-System automatisiert bei standardisierten Publikationen wie Produktkatalogen oder Mailings einen Großteil der manuellen Tätigkeiten. Informationen aus einer zentralen Datenquelle werden über eine Software mit einem Layout-System verknüpft, sodass einmal angelegte Templates automatisch mit den neuesten Informationen gefüllt werden. Der Produktionsprozess wird mit wenigen Klicks angestoßen.
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Adobe InDesign kann als Layout-System in den Prozess des Database Publishings eingebunden werden. In der Anwendung werden Templates für Publikationen angelegt. Auf den Seiten positionieren Designer Platzhalter, die dann mit Informationen aus der verknüpften Datenbank gefüllt werden.
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Ein Product-Information-Management-System dient als zentrale Datenquelle im Database Publishing. Das Layout-Programm zieht sich aus der Datenbank automatisiert Informationen für zuvor definierte Platzhalter, sodass die Veröffentlichung bei Veränderungen von Daten (Produktpreis, Artikelnummer o.Ä.) nicht jedes Mal manuell geändert werden müssen.
Erfolg mit Database Publishing