Digital Asset Management
Dokumente, Bilder und Videos – digitale Assets gehören heute zu den wichtigsten Unternehmenswerten. Trotzdem arbeiten viele Firmen noch ohne zentrale Datenablage. Langes Suchen nach Dateien oder unnötige Neubestellungen sind die Folge. Zusätzlich steigt der Aufwand für Wartung und Sicherheit der dezentralen Strukturen. Abhilfe schafft ein Digital Asset Management.
Definition: Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Der Begriff Digital Asset Management bezeichnet Software-Lösungen zum zentralen Speichern, Organisieren und Teilen von Dateien verschiedener Formate, darunter insbesondere Mediendateien (Bild, Audio, Video) – sog. Media-Assets. Mit seinen detaillierten Suchfunktionen stellt das DAM-System eine einfache Verfügbarkeit der Inhalte für interne und externe Nutzer sicher.
DAM wird von Unternehmen eingesetzt, die die Nutzung ihrer Dateien optimieren möchten. Vor allem in Abteilungen, die mit vielen Mediendateien arbeiten, wie Marketing und Vertrieb, kommt die Software zum Einsatz.
Was ist der Unterschied zwischen Digital Asset Management, Media Asset Management und Product Information Management?
Wer Anwendungen zum Management digitaler Assets recherchiert, trifft auf eine Reihe von Begriffen und Software, die sich auf den ersten Blick nicht unterscheidet. Zwar gibt es Überschneidungen in der Funktionalität von Digital Media Asset Management, Media Asset Management (MAM) und Product Information Management (PIM), doch ihre Ausrichtung ist unterschiedlich.
DAM-System vs. MAM-System
Media Asset Management zentralisiert und vereinfacht das Speichern und Teilen von Mediendateien wie Audio, Video und Bilder. Das Anwendungsgebiet von Digital Asset Management ist breiter und umfasst auch sämtliche andere Dateiformate, zum Beispiel für Dokumente und Tabellen.
DAM-System vs. PIM-System
Das Product Information Management konzentriert sich auf die Verwaltung von Produktdaten. Zwar können hierzu auch Medien wie Produktfotos gehören, aber alle anderen Medien, die im Unternehmen genutzt werden, zum Beispiel Unternehmenspräsentationen, Imagefilme oder Teamfotos, werden nicht berücksichtigt.
Vorteile von Digital Asset Management
Effizientere Zusammenarbeit
Statt sich durch Ordnerstrukturen zu klicken oder sich Dateien per E-Mail-Anhang schicken lassen zu müssen, finden Mitarbeiter bei Einsatz eines DAM-Systems Dateien bequem über eine Suchfunktion.
Ortsunabhängiger Zugriff
Ein Digital Asset Management lässt sich als Cloud- oder On-premise-Anwendung aufsetzen. gibt In beiden Fällen können Mitarbeiter über einen Browser-Login standortunabhängigen Zugriff auf wichtige Assets erhalten, egal, ob sie beim Kunden oder im Homeoffice sind.
Konsistenter Markenauftritt
Im DAM-System können Unternehmen sämtliches Material zur CI zentral speichern und pflegen. Auch Branding Guidelines lassen sich hier hinterlegen. So stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter immer mit den neuesten Versionen arbeiten und sie Kunden ein erstklassiges Markenerlebnis bieten.
Hohes Sicherheitsniveau
Digital Asset Management Software verfügt über detaillierte Berechtigungsfunktionen, sodass der ungehinderte Datenfluss und die intuitive Auffindbarkeit die Sicherheit nicht beeinträchtigt wird. Nur Mitarbeiter mit Berechtigung erhalten Zugriff auf gesuchte Elemente im DAM-System.
Reduzierte Kosten
Wenn Grafiken und Fotos nicht schnell genug auffindbar sind, werden sie eben neu bestellt. Das ist Alltag in vielen Marketingteams. Solche Lizenzkosten summieren sich. Mit einem DAM-System senken Unternehmen nicht nur die indirekten Kosten, die durch Suchen und Absprachen entstehen, sondern reduzieren auch ihre Kosten für Neubeschaffungen.
Was genau macht eine Digital-Asset-Management-Lösung?
Eine Digital Asset Management Software dient als zentrale Bibliothek für Daten, auf die mehrere Mitarbeiter, Partner, Kunden und andere Stakeholder kontrollierten Zugriff erhalten sollen.
Die Anwendung beinhaltet zahlreiche Funktionen, die eine einfache Ablage auf einem gemeinsamen Server nicht bietet. Neben einer leistungsstarken Suche, detailliertem Berechtigungsmanagement und automatische Backups können – je nach Anbieter – auch automatisierte Arbeitsabläufe (Workflow Automation) erstellt werden. DAM-Systeme zeichnen sich durch ihre intuitiven Oberflächen und hohe Integrations- und Konfigurationsfähigkeit aus.
Beispiele für Digital Asset Management und Media Asset Management Software
CELUM DAM
Parsionate ist „Implementation Partner – Trusted“ von CELUM. Das Unternehmen gehört zu den weltweit führenden europäischen Anbietern von DAM-Systemen. Die Lösung bietet Funktionalitäten, die weit über den Branchenstandard hinausreichen. Dank KI-Einsatz können zum Beispiel Dateiduplikate erkannt und Assets automatisiert getaggt werden.
ADOBE Experience Manager
Auch Adobe hat eine Digital Asset Management Software im Portfolio. Eine besonders interessante Option für Unternehmen, die die Adobe Creative Cloud intensiv nutzen. Sie können ihre Anwendungen direkt mit dem Experience Manager verbinden.
Informatica Media Manager
Informatica bietet eine Digital-Asset-Management-Lösung als Teil seines MDM Product 360. Als Consulting- und Implementierungspartner empfehlen wir die Plattform insbesondere für große Unternehmen mit einem hohen Datenaufkommen, die Wert auf eine übersichtliche, performante Infrastruktur legen.
Contentserv DAM
Die Datenexperten von Contentserv bieten eine DAM Software, die auch Stand-Alone und ohne PIM nutzbar ist, jedoch flexibel erweitert werden kann. Sie eignet sich grundsätzlich für mittlere Unternehmen genauso wie für globale Marken. Parsionate ist Premium-Partner von Contenserv. Unsere Experten beraten Unternehmen individuell, ob die Lösung ihren Anforderungen gerecht wird.
Digital-Asset-Management-Implementierung – Warum einen Partner an Bord holen?
Der Markt von DAM-Anbietern ist mittlerweile unübersichtlich. Es gibt viele Anbieter mit vermeintlich ähnlichen Lösungen. Bei näherer Betrachtung ist jedoch nicht jede Software für jedes Unternehmen passend. Eine externe Beratung kann Unternehmen helfen, den Recherche- und Entscheidungsprozess abzukürzen und eine optimale Lösung zu implementieren.
Parsionate begleitet Unternehmen seit vielen Jahren bei der Formulierung von Scope und Anforderungen sowie der Auswahl geeigneter Digital Asset Management Software. Aufgrund langjähriger Projekterfahrung mit unterschiedlichen Lösungen können unsere Berater Anforderungen und Lösungen zuverlässig mappen, sodass Unternehmen bedeutend schneller zum Ziel kommen.
Häufige Fragen rund um Digital Asset Management
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Die Kosten variieren je nach Anbieter und Preismodell stark. Viele Anbieter geben Preise nur auf Anfrage bekannt, da die Kosten vom benötigten Leistungsumfang der Anwendung abhängen.
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Die Anbieterauswahl sollte von Scope und Anforderungen an die Software ausgehen. Es bietet sich an Pflichtfunktionalitäten und optionale Funktionen zu unterscheiden. Um die Anbieter-Recherche und Auswahl abzukürzen, kann eine Implementierungsberatung sinnvoll sein. Parsionate bringt langjährige Erfahrung in der Arbeit mit diversen Datenmanagement-Anwendungen mit und hat einen Überblick, welche Lösungen welche Anforderungen optimal beantworten.
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Es ist technisch möglich, PIM- und DAM-Systeme parallel im Unternehmen einzusetzen. Je nach Leistungsumfang sind PIM- und DAM-Funktionalitäten in einer gemeinsamen Software integriert. Wenn bereits ein DAM- oder PIM-System im Unternehmen im Einsatz ist, ersetzt das nicht die Einführung des jeweils anderen Systems, da der Funktionsumfang nicht deckungsgleich ist.
Optimaler Datenflow