Product Information Management
Kunden haben heute mehr denn je mit einer Informationsflut zu kämpfen. Das macht es schwierig, ihr Interesse zu wecken. Das beste Mittel, um dies zu durchbrechen: gute Inhalte.
Internationalisierung, Automatisierung von Prozessen durch Künstliche Intelligenz, die Vielfalt der Kommunikationskanäle aber auch immer kürzere Produktlebenszyklen sind treibende Faktoren für eine veränderte Produktkommunikation. Schnell verfügbare und vertrauenswürdige Produktdaten sind eine Grundvoraussetzung.
Verbraucher lassen sich in ihrem Konsumverhalten nicht mehr einschränken. Verkaufskanäle werden parallel genutzt und entlang der Customer Journey beliebig vernetzt. Ob Informationssuche oder Kauf, Konsumenten nutzen alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. Online-Shops, Marktplätze, Ladengeschäfte vor Ort, mobile Apps, Printkataloge – die Zahl der Kanäle, über die Produktkommunikation stattfindet, nimmt stetig zu.
Für Markenunternehmen, Hersteller wie Händler, sind Multi-Channel-Strategien daher entscheidend für den Geschäftserfolg. Der Digital Commerce stellt damit aber auch immer wieder neue Anforderungen an das Produktinformationsmanagement (kurz PIM). Unternehmen müssen definieren, wie sie Produktinformationen beschaffen, verwalten, aufbereiten und verteilen. Doch der Aufwand lohnt sich: das Produktinformationsmanagement als Teil einer Differenzierungsstrategie bietet vielfältige Potenziale und Möglichkeiten. In vielen Fällen ist es geradezu die Basis, um den vollen Nutzen aus Produktdaten ziehen zu können.
Produktinformationen in der Organisation
Ein zentrales Management von Produktinformationen im Unternehmen stellt sicher, dass die Produktdaten von Lieferanten, Marketing- und Vertriebsabteilungen sowie des ERP-Systems übereinstimmend z.B. in den Webshop, die Marketplace-Plattform, auf Verpackungen und Verkaufsetiketten ausgegeben werden. PIM ist eine Disziplin im Unternehmen, aber auch ein Prozess. Das übergeordnete Ziel sind qualitativ hochwertige und präzise Produktinformationen, um die Bedürfnisse der Kunden kosten- und zeiteffizient zu erfüllen.
Ein PIM-System unterstützt dabei, den Aufwand für Datenerfassung, Datenhaltung und Datenpflege im Produktinformationsmanagement nachhaltig und ressourcenschonend zu gestalten. Es schafft ein zentrales Repository mit vertrauenswürdigen Produktinformationen („Single Point of Truth“). Ziel ist die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in unterschiedlichsten Ausgabemedien. Grundlage dafür sind medienneutrale Produktdaten.
Im heutigen wettbewerbsintensiven Markt können Produktinformationen das größte Differenzierungsmerkmal sein – vorausgesetzt alle Mitarbeiter ziehen an einem Strang. Damit mangelnde Datenqualität und mangelhafte Datenverfügbarkeit nicht dazu führen, dass Mitarbeiter Zeit mit nicht wertschöpfenden Aufgaben verbringen, müssen Unternehmen ihre Produktinformationen in der Organisation bündeln und zentralisieren.
Datenquellen wie PIM-System, ERP-System, Excel-Dateien, Medienserver, Lieferantendatenbanken, Analysesysteme, Produktbewertungsportale oder Content-Provider werden von unterschiedlichen Stakeholdern gehostet und gepflegt. Es erfordert einen hohen Koordinationsaufwand, um relevante Produktinformationen für eine kundenzentrierte Unternehmensstrategie zu generieren. Es sei denn Unternehmen automatisieren zunehmend alltägliche Prozesse mit Tools und Softwareanwendungen und schaffen leistungsfähige Workflows, mit dem Ergebnis verbesserter Effizienz, geringerer Kosten und hoher Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Es ist unbestritten, dass ein hoher Automatisierungsgrad für Unternehmen aller Branchen und Größen zunehmend erfolgsrelevant ist. Unternehmen benötigen eine zentrale Informationsquelle, die Produktdaten für alle zugänglich macht. Denn Ineffizienz und Intransparenz können im Produktinformationsmanagement richtig teuer werden. Angesichts der steigenden Anzahl an relevanten Absatzkanälen setzen immer mehr Unternehmen auf PIM-Systeme, um ihre Produkte effizienter, schneller und erfolgreicher als ihre Konkurrenten auf den Markt zu bringen.
Was ist ein PIM-System?
Ein PIM-System ist eine zentrale Datenmanagement-Software, mit der Produktdaten (in unterschiedlichen Formaten und aus unterschiedlichen Quellen) zentral und medienneutral gesammelt, verarbeitet und optimiert werden. Ein PIM-System stellt sicher, dass Produktinformationen standardisiert, vollständig und stets aktuell sind.
Ein PIM-System bietet eine strukturierte Datenbank in der Produktstammdaten, Texte, Übersetzungen und je nach System auch Bilder, Dokumente und Videos zur Mehrfachverwendung gesammelt und über Dashboards gepflegt werden. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall dient ein PIM-System als „Single Point of Truth“ für sämtliche einkaufs-, produktions- und kommunikationsrelevanten Produktstammdaten und Marketinginformationen der gesamten Produktpalette.
In vielen Unternehmen dient die PIM-Lösung als Kommunikationsschnittstelle und Produktinformationssystem für Marketing und Vertrieb.
Ein PIM-System ermöglicht eine automatisierte und konsistente Produktkommunikation entlang der gesamten Informationslieferkette (Information Supply Chain) über alle Kommunikations- und Vertriebskanäle hinweg, während z.B. ein MDM-System die zentrale Datenhaltung für reine Stammdaten für multiple Datendomänen übernimmt.
Über die Funktionen der Datenhaltung hinaus bietet die PIM-Software in der Regel bereits im Standard diverse konfigurierbare Schnittstellen und Konnektoren, um unterschiedlichste Ausgabemedien wie Printkataloge, Preislisten oder Online-Marktplätze mit Produktinformationen zu versorgen.
Was ist ein PIM-System nicht?
- Webshop-Lösung, liefert aber Produktinformationen für Shopsysteme und Online-Marktplätze
- Print-Publishing-Lösung, liefert aber Produktinformationen für die automatisierte Produktion von Publikationen wie z.B. Broschüren, Preislisten, Datenblättern und kundenspezifischen Katalogen.
- Enterprise Resource Planning (ERP), da quantitative Informationen zu Sortiment und Lagerbeständen sowie Bewegungsdaten im PIM nicht erfasst werden
- Customer Relationship Management (CRM), da Interaktionen zwischen dem Unternehmen und Nutzern sowie Kundendaten im PIM nicht erhoben werden
- Supplier Relationship Management (SRM), aber Lieferantendaten können in gewissem Umfang integriert werden
- Translation Management System (TMS), aber PIM unterstützt mehrsprachige Inhalte
Was sind die wesentlichen Merkmale eines PIM-Systems?
Eine PIM-Lösung sorgt für eine gute Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass die Geschäftsprozesse rund um das Produkt zentral gesteuert und standardisiert ablaufen können.
Diese Abbildung zeigt vereinfacht den Prozess des Produktinformationsmanagements. Informationen aus verschiedenen Systemen im Unternehmen werden erfasst und in einem PIM-System konsolidiert. Dabei werden sie veredelt, übersetzt und kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Informationen den geforderten Qualitätsanforderungen entsprechen, d.h. vollständig, korrekt und konsistent sind. Im nächsten Schritt können die Informationen für verschiedene Ausgabekanäle bereitgestellt werden.
Funktionen eines PIM-Systems
Die Bedürfnisse der PIM-Benutzer können sehr unterschiedlich sein. Dank zahlreicher Funktionen kann ein PIM-System viele Anforderungen erfüllen. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Leistungsmerkmale, die ein PIM-System bietet.
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Eine zentral eingebundene PIM-Software kann über Konnektoren, Erweiterungen oder APIs gezielt Produktdaten aus anderen Systemen (wie MDM, ERP oder Medienserver) sowie aus externen Quellen (wie Excel-Dateien, Datenbanken, Content Provider) importieren. Es enthält Workflows für unterschiedliche Zugriffsrechte sowie Freigabeprozesse und ermöglicht so einen hohen Automatisierungsgrad bei der Datenkonsolidierung unterschiedlicher Lieferanten, Abteilungen oder Stakeholder. Unternehmen können so effizient und qualitätsgesichert einen 'Single Point of Truth' für alle Produktdaten schaffen.
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Wenn alle gesammelten Produktdaten an einer zentralen Stelle zur Bearbeitung zusammengeführt werden, können Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität nachhaltig umgesetzt werden. Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Korrektheit, Aktualität und Konsistenz werden automatisiert geprüft. Bei Bedarf werden Informationen durch Data Stewards mit zusätzlichen Merkmalen, Bildern und kaufanregenden Beschreibungen angereichert. Wenn Unternehmen dabei auf eine einheitliche Terminologie der Produktinformationen achten, können Suchmasken im Prozess (z.B. Webshop) optimal gefiltert werden.
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PIM-Systeme minimieren den Aufwand für die Aufbereitung von Produktinformationen. Daten unterschiedlicher Formate werden standardisiert, um Produktkategorien und -bezeichnungen in einem einheitlichen Katalogformat zu erstellen. Ein PIM-System unterstützt die Multiklassifikation, bietet eine Verwaltung von Relationen zwischen Produkten, eine Attributverwaltung und ermöglicht die automatische Vererbung von Produktdaten sowie das Variantenmanagement. Zusätzlich können über Schnittstellen gängige Klassifikationsstandards eingebunden und Produkte automatisiert klassifiziert werden.
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Die manuelle Validierung von Daten ist ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess, der häufig zu Fehlern führt. Mit einem PIM-System können diese Aufgaben intelligenter und schneller erledigt werden. Es bietet algorithmische Workflows, sodass Produktinformationen vor der Veröffentlichung geprüft und freigegeben werden. Zudem werden neue Datensätze bereits während der Eingabe sofort auf die Einhaltung zuvor definierter Regeln (Pflichtfelder, Gebietsschema, Touchpoint-Optimierung) geprüft. So können Produktinformationen rechtzeitig vor der Ausleitung vollständig und korrekt automatisiert angereichert werden.
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Jedes Unternehmen nutzt ein ERP- und/oder Warenwirtschaftssystem und häufig auch eine MDM-Lösung. Die Integration der PIM-Software mit allen relevanten Systemen der Softwarelandschaft eines Unternehmens ist Voraussetzung für ein effizientes Datenmanagement. Um eine nahtlose Datenintegration zu gewährleisten, wird ein PIM-System sowohl für den Import als auch für den Export über Schnittstellen angebunden. Der Datenaustausch kann dabei manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch erfolgen.
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Multi- oder Omnichannel-Marketing setzt die Verteilung aussagekräftiger und wertvoller Produktdaten über beliebige Online- und Offline-Kanäle voraus – ebenso wie die Bereitstellung von Produktdaten für Mitarbeiter (z.B. dem Verkaufsteam, Kundensupport-Team) oder die Weitergabe an Großhändler und andere Verkäufer. Aber auch interne Analysetools benötigen Produktdaten aus dem PIM-System. Gleichzeitig können die Quellsysteme wie ERP oder MDM die angereicherten Informationen zurückerhalten.
Was sind Vorteile von PIM? Warum ein PIM-System nutzen?
Die Einführung von PIM bietet Unternehmen vielfältige Vorteile. Denn die Suche nach Produktinformationen ist zeitaufwändig und erfolgt häufig manuell, wenn Produktdaten in verschiedenen Insellösungen über Standorte, Abteilungen und Teams verteilt gespeichert sind. Dies führt in den meisten Fällen zu Problemen bei der Datenqualität, erhöhtem Personalaufwand und belastet das Budget.
Mit einem guten PIM-System bringen Sie Kontrolle in das Datenchaos und profitieren gleichzeitig von zahlreichen Vorteilen.
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Mit einer zentralen PIM-Software werden alle Produktinformationen medienneutral in einem System gespeichert und stehen jederzeit für die Nutzung in allen Ausgabemedien zur Verfügung. Große Datenmengen lassen sich einfach standardisieren und katalogisieren. Zudem können die Anreicherung von Produktfeeds sowie administrative Aufgaben für die Medienproduktion durch automatisierte Prozesse effizient gestaltet werden.
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Die Zusammenarbeit verteilter Teams im zentralen PIM-System reduziert den Abstimmungsaufwand und senkt die Fehlerquote. Durch die standardisierte Produktdatenerfassung und Qualitätsprüfung wird sichergestellt, dass die Kommunikation und Vermarktung neuer Produkte in internationalen Märkten und über verschiedene Marketingkanäle gleichzeitig, konsistent und zielgerichtet erfolgt.
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Integrierte Prüffunktionen der PIM-Software unterstützen eine konsistente Produktdatenpflege im PIM und verhindern unsachgemäße oder fehlerhafte Eingaben. Die Qualität der Produktinformationen steigt und der zeitaufwändige personelle Aufwand für die Datenpflege wird minimiert, da auch die automatisierte Ermittlung von fehlenden Daten unterstützt wird.
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Der Mehrwert eines Produkts kann im emotionalen Kauferlebnis, einer zusätzlich buchbaren Dienstleistung oder einem Beratungsgespräch bestehen. Nach der Zusammenführung der Produktdaten in den Stammkatalog können Daten angereichert, neue Strukturen geschaffen oder Beziehungen (z.B. Ersatzteile, Cross- und Up-Selling-Produkte usw.) zwischen Produkten hergestellt werden. So ermöglicht ein PIM-System verbesserte Erlebnisse an den verschiedenen Touchpoints (im Online-Shop ebenso wie im Ladengeschäft) durch gezielt ausgespielte Produktinformationen. Dies senkt die Supportkosten, steigert das Cross-Selling und verbessert die Kundenzufriedenheit.
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Die individuellen Bedürfnisse spezifischer Zielgruppen und Handelsplattformen erfordern maßgeschneiderte Produktdaten. Ein PIM-System schafft durch standardisierte Produktinformationen ein Daten-Ökosystem, das diese Aspekte abdeckt und gleichzeitig die Komplexität im Datenmanagement reduziert. Vereinfachte Prozesse im PIM bereichern die Kundenansprache z.B. durch kanal- und kundenspezifische Sortimente.
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Umfassende und hilfreiche Produktinformationen sind ausschlaggebend für die Kaufentscheidung und unerlässlich für eine positive Customer Experience (CX). PIM-Systeme unterstützen dabei, Kommunikationskanäle aufeinander abzustimmen und miteinander zu verknüpfen sowie alle Berührungspunkte im Kaufprozess (unabhängig vom Endgerät) mit überzeugenden Produktinformationen zu versorgen.
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Ein PIM-System im Unternehmen schafft eine zentrale Stelle für Produktinformationen und Produktdatenpflege. Über eine Benutzeroberfläche verwalten die verantwortlichen Teams und Abteilungen dort Daten und Assets bevor diese in andere Systeme, Kommunikationsmedien oder den Webshop übertragen werden. Die Mehrfachanlage und -pflege von Produktinformationen entfällt, manuelle und repetitive Arbeitsabläufe können entlastet und Durchlaufzeiten beschleunigt werden.
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Es ist wichtig Texte, Bilder oder Produktattribute in allen jeweils benötigten Formaten für die unterschiedlichsten Kanäle zur Verfügung zu stellen. Um in allen Medien optimal dargestellt zu werden, ist es wichtig, dass bspw. Produktinformationen für Sprachassistenten anders formuliert sind als für mobile Anwendungen oder den Produktkatalog. Ein PIM-System hilft dabei, Produktdaten gezielt und kontextbezogen aufzubereiten, um sich mit relevanten Produktinformationen von der Masse abzuheben.
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Verlässige Produktinformationen und relevante Produktmerkmale, die dem Kunden bereits an den verschiedenen Touchpoints im Kaufprozess zur Verfügung stehen, reduzieren Überraschungsmomente in der Customer Journey. Produkte, die halten was Produktbilder und Produktbeschreibung versprechen, geben keinen Anlass zur Rücksendung. Dieses positive Einkaufserlebnis, das durch ein zentrales PIM-System geschaffen wird, führt somit zu mehr Umsatz.
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PIM-Systeme unterstützen automatisierte Übersetzungs- und Korrekturprozesse. Das spart wertvolle Zeit, Kosten und Aufwand, wenn verschiedene Märkte bedient werden und Kunden Produktinformationen in ihrer Landessprache mit landestypischen Größenangaben oder branchenspezifischen Standards erhalten sollen. Zudem können technische und rechtliche Anpassungen bereits im PIM qualitätsgesichert berücksichtigt werden.
Ein zentrales Produktinformationsmanagement unterstützt sowohl B2B- als auch B2C-Unternehmen. Händler und Hersteller vieler Branchen profitieren von den vielfältigen Vorteilen, die PIM-Lösungen bieten.
Erfolgreiches Product Information Management: Kundenbeispiele
ROTHENBERGER
ROTHENBERGER, ein führender Werkzeughersteller, war mit der Herausforderung konfrontiert, Marketingtexte für über 4.100 Produkte effizient zu erstellen. Diese Aufgabe wurde bisher manuell von Produkt- und Content-Managern durchgeführt und war zeitaufwändig und monoton.
Um diese Hürde zu überwinden, implementierte das Unternehmen eine KI-basierte Lösung zur automatisierten Textgenerierung mit einer Schnittstelle zum PIM-System. Durch den Einsatz von KI konnte ROTHENBERGER den Prozess drastisch beschleunigen, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führte und die Qualität der Produkttexte auf ein neues Niveau hob.
fischer
fischer, ein führendes Familienunternehmen aus dem Schwarzwald, stand vor der Herausforderung, seine umfangreiche Produktpalette effizient in Katalogen zu präsentieren. Mit 52 Gesellschaften und einem Export in rund 120 Länder war die manuelle Katalogproduktion zeit- und ressourcenintensiv.
Durch die Einführung eines modernen PIM-Systems und einer automatisierten Printlösung konnte fischer seine Katalogproduktion grundlegend umstellen. Die Produktseiten werden nun nahezu automatisch erstellt, was die Qualität verbessert und den Aufwand für das Team deutlich reduziert. Mit dieser Lösung kann fischer die Internationalisierung der Katalogproduktion effizient vorantreiben und den Vertrieb weiter stärken.
Varo
Varo, ein belgischer Werkzeughersteller, stellte sich der schwierigen Aufgabe, den steigenden Anforderungen an die Produkttransparenz gerecht zu werden, die sowohl von Kundenseite als auch durch neue gesetzliche Anforderungen wie den EU Digital Product Passport (DPP) gestellt wurden.
Die Lösung fand das Unternehmen in der Implementierung eines robusten PIM-Systems, das die Ausgabe von 2D-Barcodes im Standard durch Konnektoren unterstützt. Diese Technologie ermöglicht es Varo, GS1-QR-Codes für seine Produktverpackungen zu generieren und detaillierte Produktinformationen bereitzustellen. Dadurch wird das Vertrauen der Kunden gestärkt und ein klarer Wettbewerbsvorteil erzielt.
Case Studys zum Download:
Bizerba
Bizerba bricht mit Datensilos: PIM-System als Wegbereiter für eine digitalisierte Zukunft
porta
porta revolutioniert Kauferlebnisse mit Künstlicher Intelligenz – Neue Maßstäbe im Mittelstand
Varo
Mehr Zeit für Strategie & Umsatz: Varo reduziert manuellen Aufwand bei Produktdatenpflege um 70%
Product Information Management Systeme: Das sind die Softwarelösungen unserer Partner
Contentserv
Mit der Product Experience Cloud bietet Contentserv eine KI-gestützte, intuitive Cloud-Lösung, mit der Unternehmen außergewöhnliche Produkterlebnisse schaffen – on Brand, omnichannel und kundenzentriert. Wo bisher Marketer, IT-Fachleute und globale Produktteams bisher immensen Aufwand in das Management von Produktdaten investiert haben, sorgt Contentserv für pure Effizienz: Automatisierte Produktdaten an einem zentralen Ort und nahtlos integriertes Feedback aus allen Kanälen ermöglichen Herstellern und Händlern, ihre Inhalte erfolgreicher zu nutzen und Verkäufe nachhaltig zu steigern – B2C und B2B.
Informatica
MDM-Product 360 ist die Product Information Management Lösung von Informatica. Sie unterstützt Ihren digitalen Handel und die Transformation Ihres Unternehmens durch innovatives und intelligentes Product Experience Management. Informatica ermöglicht es Unternehmen, die transformative Kraft von Daten zu nutzen. Im Mittelpunkt des Portfolios steht die Informatica Intelligent Data Management Cloud™ (IDMC), eine KI-basierte, Cloud-first, Cloud-native End-to-End-Datenmanagementplattform, die Daten über beliebige Multi-Cloud- und Hybridsysteme hinweg verbindet, verwaltet, vereinheitlicht und es Unternehmen ermöglicht, ihre Datenstrategien zu modernisieren und voranzutreiben.
Akeneo
Akeneo hilft dabei, ein überzeugendes Kundenerlebnis über alle Vertriebskanäle hinweg zu bieten. Die PXM-Suite umfasst Akeneo PIM, eine Open-Source-Lösung für das Produktinformationsmanagement, die entwickelt wurde, um Produktdaten anzureichern und Ihren Katalog zu erstellen, Akeneo Onboarder, der das kollaborative Onboarding von Produktdaten direkt von Lieferanten in Ihre Akeneo PIM-Instanz erleichtert und Akeneo Franklin, eine robuste, abonnementbasierte Bibliothek, die erstklassige Produktinformationen und Erkenntnisse aus maschinellem Lernen liefert, um ein umfassendes Produkterlebnis zu schaffen.
Syndigo
Syndigos umfassende Lösungen für PIM, MDM, DAM, Enhanced Content, Syndication und Digital Shelf Analytics wurden so konzipiert, dass sie den modernen Handel über das gesamte Ökosystem hinweg fördern. Sie wurden entwickelt, um den modernen Handel voranzutreiben, indem sie den kontinuierlichen Fluss von Daten und Inhalten über das gesamte Handels-Ökosystem hinweg ermöglichen. Vom Datenmanagement über die Erstellung von Produktinhalten bis hin zu globaler Syndizierung und Digital Shelf Analytics bietet Syndigo Kontrolle und Konsistenz für Data Governance.
Wie wählt man ein PIM-System aus? PIM-Auswahl erfolgreich meistern.
Bei der PIM-Auswahl geht es vorrangig nicht um die Frage, welches das richtige System ist – sondern vielmehr darum, welches am besten zu einem Unternehmen passt. Denn so individuell wie die Unternehmen sind, sind auch immer die Anforderungen an die Funktionalitäten einer Software. Das Auswahlverfahren des passenden PIM-Systems sollte darum mit großer Sorgfalt durchgeführt werden und ein Ziel verfolgen: Risiko zu minimieren. Das heißt beispielsweise Fehlentscheidungen vermeiden, die dadurch zustande kommen, weil bestimmte Aspekte nicht berücksichtigt oder Prozesse nicht durchdacht werden. Beim Auswahlverfahren helfen folgende sieben Schritte, um das individuell passende PIM-System zu finden:
1. Scope definieren
Zunächst sollte man sich immer fragen: Wo möchte das Unternehmen hin? Welche Erwartungen stellen die Verantwortlichen an ein PIM-System? Um einen sinnvollen PIM-Software-Vergleich durchführen zu können, muss erst definiert werden, wie das Unternehmen erfolgreicher gemacht werden kann. Dann erst lassen sich auch die Risiken erkennen, die einem auf dem Weg dorthin begegnen können und Lösungen finden, um diese zu vermeiden.
2. Anforderungen identifizieren
Um die Anforderungen, die das Unternehmen an das PIM-System hat, verstehen zu können, muss zuerst ein Blick auf das Unternehmen und seine Geschäftsprozesse geworfen werden. Alle Abteilungen, die mit dem PIM-System arbeiten werden oder von seiner Einführung betroffen sind, müssen analysiert werden. Es ist wichtig zu verstehen, was diese Mitarbeiter antreibt und was ihre Probleme sind. Angenommen, Sie müssten den besten Weg finden, um von A nach B zu reisen. Um dieses Problem zu lösen, braucht man auch einen systematischen Ansatz. Aber welches Auto ist dafür passend? Muss man nur sich selbst transportieren oder braucht man mehr Platz? Reicht ein PKW oder lieber ein Lieferwagen? Dies sind im übertragenen Sinne die Fragen, die im Auswahlverfahren für den PIM-Vergleich gestellt werden müssen. Zusätzlich kommt die Architekturlandschaft hinzu, genauso wie das Datenmodell. Eine Checkliste der grundlegenden Anforderungen für die Auswahl eines PIM-Systems hilft, alle Punkte im Auge zu behalten. Sind alle wesentlichen Anforderungen im Unternehmen identifiziert, werden sie in einem Lastenheft, der sogenannten Spezifikation, festgehalten.
3. Potenzielle Kandidaten identifizieren
Erfahrene Beratungspartner kennen den Markt und potenzielle PIM-Software Anbieter genau. Sie wissen, welcher Hersteller mit seinem System das Lastenheft mit den zuvor definierten Anforderungen erfüllen kann und welche Stärken und Schwächen die Software hat. Denn am Ende muss sie nicht nur zu den technischen Anforderungen, sondern auch zur Unternehmensstrategie passen. Es ist die Aufgabe des Beratungsunternehmens, eine Longlist mit ca. 15 Kandidaten zu erstellen. Qualifizierte Business Consultants tun dies auch schon unter Berücksichtigung und Verhandlung des vorhandenen Budgets. Dafür wird den relevanten Softwareherstellern eine Liste mit den Kernanforderungen zur Verfügung gestellt, welche in einer bestimmten vorgegebenen Zeit beantwortet werden muss. Aus den Ergebnissen selektiert sich die Shortlist mit noch ca. fünf verbleibenden Kandidaten, die nochmals genau analysiert werden. Zusammen mit dem Unternehmen entscheiden die Berater dann, welche zwei bis drei Systemhersteller am Ende zur Präsentation ihrer Software eingeladen werden.
4. Anbieter-Pitch durchführen
Für die Präsentation werden den Herstellern ca. zehn Use Cases als Aufgaben gestellt. Ziel der Pitch-Präsentation ist es, dem Management-Entscheidungsgremium zu demonstrieren, wie die jeweilige Software im Alltag funktioniert und was sie bewirken kann. Dafür ist es sinnvoll, diverse Probleme oder relevante Punkte als konkrete Use Cases in der Präsentation durchspielen zu lassen. Dabei werden die einzelnen Schritte mit Hilfe von Beispieldaten simuliert. Softwareanbieter können somit unter denselben Voraussetzungen im PIM-Vergleich Pitch überzeugen.
5. Pitch Evaluation
Anschließend werden die Pitch-Präsentationen evaluiert und verglichen. Vor- und Nachteile der jeweilig vorgestellten PIM-Systeme werden gegenübergestellt sowie die Einhaltung der Anforderungen analysiert. Und selbstverständlich spielt auch das jeweilige Budget und die Kostenvorstellung der Softwarehersteller eine große Rolle, wenn es um die PIM-Auswahl geht.
6. Handlungsempfehlung
Die Ergebnisse werden vom zuständigen Beratungsunternehmen für eine Management-Entscheidung vorbereitet. Sind die Beteiligten unentschlossen oder uneinig, kann in einem letzten Schritt ein „Proof of Concept“ der letzten beiden Software-Finalisten erfolgen. Erst, wenn sich die Systeme wirklich in der Praxis-Simulation bewiesen haben, die Kosten verhandelt und auch schon ein ungefährer Zeitplan für die Umsetzung erstellt ist, sollte eine Handlungsempfehlung dem Entscheidungs-Gremium vorgelegt werden.
7. Entscheidung für einen PIM-Anbieter
Hat die Handlungsempfehlung aufgezeigt, dass eine Software wirklich überzeugt hat, fällt die Entscheidung für den jeweiligen Anbieter nicht schwer. Sind allerdings mehrere PIM-Systeme für das Unternehmen geeignet, liegt es am Management-Gremium sich final zu entscheiden und den PIM-System-Vergleich abzuschließen.
Kluge Köpfe setzen auf strategische PIM-Beratung
Die Einführung eines Product Information Management Systems ist eine vielschichtige Herausforderung, denn die Installation einer neuen Software allein bringt ein Unternehmen nicht weiter. Es gilt, viele Schritte vorauszudenken, relevante Stakeholder einzubinden, Prozesse und Strukturen zu überprüfen und zu überlegen, wie Kosten und Risiken minimiert werden können. Dies sind typische Aufgabenfelder, für die Unternehmen einen externen, erfahrenen PIM-Berater an Bord holen, da im eigenen Haus oft Zeit und Experten fehlen.
Bei der Einführung oder Ablösung eines PIM-Systems sind Unternehmen häufig mit der Komplexität der anstehenden Aufgaben überfordert. Kein Wunder, denn selten können Unternehmen auf Erfahrungen aus ähnlichen Projekten zurückgreifen. Sie können Fehlerquellen nicht vorhersehen und haben nicht immer alle wichtigen Details im Blick. Will ein Unternehmen eine PIM-Software einführen, Schnittstellen implementieren oder neue Use Cases realisieren ist eine professionelle PIM-Beratung und Projektbegleitung durch Spezialisten praktisch unverzichtbar. Denn Fehler können vermieden, Risiken minimiert und der Aufwand so gering wie möglich gehalten werden, wenn erfahrene Fachleute zur Seite stehen.