An einem Strang ziehen - Digitalisierung ist Teamarbeit

Auf was sollten Unternehmen bei einem PIM/MDM-Projekt bereits im Vorfeld achten?

MICHAEL MEZGER: Viele Unternehmen meinen, sie müssten schon in die erste Phase des Projekts sämtliche Anforderungen packen, die irgendwann einmal anstehen könnten. Das ist natürlich nicht machbar, und wir sagen immer, dass sie sich erst einmal Zeit nehmen sollen, ihre Anforderungen zu definieren. Details für die erste Phase müssen ausgearbeitet werden – mit einem Weitblick für die folgenden Phasen. Dabei sollte der gesamte Leistungsumfang, den das PIM/MDM-System in naher Zukunft bieten soll, betrachtet werden. Das komplette Riesenprojekt in einem Zug zu launchen ist nicht klug, denn, wenn dadurch die Konzeptionsphase schon Jahre dauert, wird man anschließend feststellen, dass die Zielsetzung heute eine völlig andere ist als zu Beginn des Projekts.

Wie kann gewährleistet werden, dass auch alle Abteilungen und Mitarbeiter innerhalb des Projekts gemeinsam an einem Strang ziehen?

MM: Definieren Sie Key-User über alle beteiligten Abteilungen hinweg. Ein Key-User vertritt die fachlichen Interessen seines Bereichs im Projektteam. Das frühe Abholen der Beteiligten einer Fachabteilung in Hinblick auf Prozesse, Anforderungen und organisatorische Veränderungen schafft eine höhere Akzeptanz. Es wäre ein strategischer Fehler, die Anwender erst spät einzubinden und dann vor vollendete Tatsachen zu stellen. Stattdessen sollten sie gemeinsam eruieren, wie der Fachbereich heute arbeitet und wo es in Zukunft hingehen soll. Dabei kann den Anwendern gut verdeutlicht werden, welche Zielsetzung mit der PIM/MDM-Einführung verfolgt wird und welche Vorteile sie davon haben werden. Lassen Sie Ihre User aktiv teilhaben und mitgestalten. Das schafft Identifikation mit dem Projekt. Und: Räumen Sie den Projektteilnehmern ausreichend Zeit für das Projekt ein. Dieses neben dem eigentlichen Tagesgeschäft zu stemmen, ist ein Ding der Unmöglichkeit.

Tun sich Unternehmen oft schwer, sich von bisherigen Systemen zu verabschieden?

MARC HÖLZLE: Oft wird erwartet, dass alles, was bisher zum Beispiel auf Basis von Excel ging, genauso wieder funktionieren beziehungsweise abgebildet werden muss. Aber man kann das Potential, das in der Einführung einer Standardsoftware steckt, viel besser nutzen. Ich empfehle, offen zu sein für Alternativen und die Chance zu Verbesserungen zu nutzen. Altbewährte Software, eingefahrene Prozesse, schlechte Datenqualität und auch das bisher bewährte Datenmodell – man muss jeden Punkt analysieren, bewerten und wo möglich und sinnvoll in die neuen Prozesse überführen.

Sind Unternehmen mit einer Standardsoftwarelösung denn zufrieden? „Customising“ ist doch eines der Buzzwörter der Stunde ...

MM: Ich kann Unternehmen nur raten, mit dem Standard zu starten. Man muss bereit sein, Prozesse zu überdenken und anzupassen – und jede Ausnahme sorgfältig zu hinterfragen. Prüfen Sie stets, ob es Standardmittel im PIM/MDM gibt, mit denen ein Problem zu lösen ist.

MH: Heutige Prozesse eins zu eins oder „optimiert“ im neuen System abbilden zu wollen, ist ein ganz typischer Fehler bei der Einführung eines zentralen Systems. Eine Standardsoftware bringt jedoch nur dann wirklich wesentliche Vorteile, wenn weitestgehend der Standard genutzt wird. Erweiterungen sollten nur dann gemacht werden, wenn keine vernünftige Alternative zur Verfügung steht.

Unternehmen erwarten wahrscheinlich, dass das neue PIM/MDM alles kann, was im alten System nicht ging?

MH: Die Einführung einer zentralen beziehungsweise bereichsübergreifenden Lösung birgt stets die Gefahr, dass die Erwartungshaltung entsteht, damit auch jedes Problem in allen Bereichen lösen zu können. Aber das ist natürlich falsch, denn der Fokus einer PIM/MDM-Lösung liegt ausschließlich auf Stammdaten beziehungsweise Produktinformationen und sollte nur für diesen Zweck genutzt werden. Das Management von Stammdaten, die Konsolidierung der Daten sowie die Aufbereitung für und Ausleitung über verschiedene Kanäle – dies sind die Funktionen und Stärken einer PIM/MDM-Lösung. Der Versuch, andere Funktionen abzudecken, erzeugt unnötige Komplexität im System – häufig auch verbunden mit Folgekosten.

Das Unternehmen will also mit seinem System für alle Fälle gerüstet sein?

MH: Das ist ja verständlich. Und darum wollen sie auch oft das Datenmodell so generisch und umfänglich wie möglich halten. Statt konkreter Entitäten werden nur generische Objekte mit abstrakten Informationen und Beziehungen modelliert. Jedes Objekt wird mit der maximalen Anzahl an generischen Schlüsseln versehen. Das Datenmodell wird überfrachtet und extrem komplex.

MM: Es wird versucht, sämtliche Informationen aller Systeme, egal ob extern oder intern, mit ins Datenmodell aufzunehmen. Besser ist es, Anforderungen architektonisch zu berücksichtigen und umzusetzen, was im Hier und Jetzt benötigt wird. Anderenfalls entstehen eine unnötig erhöhte Komplexität und ein großer Wartungsaufwand, deren niemand Herr werden kann.

Was muss noch bei einer richtigen Planung berücksichtigt werden?

MH: Mein Tipp: Unterschätzen Sie die Datenmigration nicht. Unternehmen verfügen über viele Datenmigrationsquellen. Ein kompletter Überblick, wo überall Stammdaten stecken, fehlt allerdings meist. Alle Quellen müssen identifiziert werden. Häufig finden sich dieselben oder ähnliche Informationen in verschiedenen Systemen und sind nicht immer konsistent. Die Informationsbeschaffung fehlender Daten und eine manuelle Überarbeitung benötigen Zeit. Identifizieren Sie Datenquellen und deren Qualität daher frühzeitig im Projekt. Planen Sie die Datenmigration rechtzeitig ein und nehmen Sie sich die Zeit, um diese im Vorfeld zu testen.

Stichwort Datenhoheit – welche Regeln sollte hier ein Unternehmen berücksichtigen?

MH: Ohne ein zentrales System entstehen Produkt- und Stammdaten in verschiedenen Systemen und abhängig von Prozessen. Kundendaten kommen aus anderen Kanälen als beispielsweise Produktdaten. Diese stammen bei Händlern von Lieferanten, aber es gibt dazu auch interne Quellen, beispielsweise Marketingmaterialien. Spätestens bei der Einführung eines PIM/MDM-Systems laufen diese Datenströme zusammen – selten ohne Konflikte. Jetzt müssen klare und eindeutige Datenhoheiten bestimmt werden. Diese können dann im PIM/MDM für die Daten aus den Quellsystemen als Basis für das (automatische) Auflösen von Konflikten genutzt werden, oder auch dazu, Überschneidungen zwischen den Systemen und in den Prozessen zu verhindern.

Zuletzt ein Ratschlag, an welcher Stelle ein Unternehmen bei solch komplexen Projekten nicht sparen sollte?

MM: Um Kosten zu sparen, starten Unternehmen die Einführung eines PIM/MDM-Systems vielfach lediglich mit einem reinen Implementierungspartner. Die anschließende Einführung im Unternehmen, die Schulung der User oder der Anwendersupport werden häufig vernachlässigt. Doch schnell wird klar: Die interne IT kann das Know-how für ein neues Tool nicht schnell genug aufbauen, um diese Aufgaben zu übernehmen. Eine langwierige Einführungsphase ist vorprogrammiert, und unbekannte Fallstricke lauern an vielen Ecken. Ein erfahrener Beratungspartner kann hier nützen, um Sackgassen und Irrwege zu vermeiden und schneller voranzukommen.

Michael Mezger
Michael Mezger ist Principal Business Consultant und seit vielen Jahren Projektleiter und Programmverantwortlicher bei namhaften Topkunden wie E/D/E und SportScheck. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen in den Bereichen PIM, MAM und Omnichannel, insbesondere im Handel.

Marc Hölzle
Marc Hölzle verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Projektierung und technischen Umsetzung anspruchsvoller IT-Projekte. Als Principal Technical Consulting liegen seine fachlichen Schwerpunkte in der Beratung zu Infrastruktur, Sizing und Architektur. Marc führt die technischen Consultants von parsionate und stellt damit jeden Tag sicher, dass parsionate konzeptions- und planungsstark agiert.

Dieser Artikel ist erschienen in der Prokom – Das Produktkultumagazin, Ausgabe Q4/2018.