Highway to PIM – #2: Auswahl des PIM-Systems
Das Lastenheft
Nehmen Sie zunächst ganz genau Ihre aktuellen Prozesse unter die Lupe: Was ist eigentlich der Ist-Zustand? Unterschätzen Sie diesen Projektschritt bitte auf keinen Fall. Einen Anforderungskatalog zu erstellen mag sich banal anhören – stellt jedoch eine Menge Arbeit dar. Und: Je besser und treffender Ihre zuvor definierten Anforderungen an das PIM-System sind, desto mehr Risiken können Sie ausschließen. Ebenso wirkt sich dies positiv auf Ihren Return on Invest (ROI) aus.
Analysieren Sie jeden einzelnen Schritt der betroffenen Prozesse: Wie werden Print-Publikationen heute bei Ihnen erstellt und korrigiert? Wer pflegt wie den Content für Ihren Online-Auftritt? Wer erstellt wann welche Beschreibungstexte und wo? Wann werden welche Texte durch wen übersetzt und wie werden diese den Beteiligten bereitgestellt? Und so weiter und so fort.
Anschließend entwickeln Sie den Soll-Zustand Ihrer Prozesse: Wie sehen die optimalen Workflows aus? Wer verantwortet was? Was kann automatisiert werden? Wo kann Content mehrfach genutzt werden? Wie kann der Review-Prozess verkürzt werden? Seien Sie kreativ bei der Aufnahme von Forderungen – der Softwarehersteller wird Ihnen sagen, ob Ihre Anforderung realistisch ist oder eine Alternative vorschlagen.
Ein typisches Beispiel: „aus historischen Gründen“ ist in vielen Unternehmen der Printkatalog der maßgebliche Treiber für die Datenpflege. Der neue Artikel wird zunächst vom Einkauf im ERP angelegt. An dieser Stelle ist bereits bekannt, dass kein Artikelbild vorliegt – und es gibt keinen Verantwortlichen der das Fotostudio beauftragt. Die Katalogerstellung beginnt. Die übliche Prozedur beginnt: Seitenplanung, Erstellen von Texten, Übersetzungen, Layout, CAD Zeichnungen, … Plötzlich, kurz vor Druck, bemerkt der Grafiker, dass das eingesetzte Bild nur Layoutqualität hat und dringend geshootet werden muss. Der Kollege im Onlinemarketing ist hier schon einen Schritt weiter: der Artikel steht bereits samt Bild und einem eigens verfassten Text im Webshop. Die Daten wurden der Einfachheit halber direkt im CMS gepflegt – was die Kollegen im Produktmarketing nicht wissen und daher einen eigenen Text verfassen. Kommt Ihnen das Szenario bekannt vor?
Jetzt stellen Sie sich vor, dass bereits bei der Neuanlage des Artikels Ihr PIM-System automatisch das Fotoshooting in Gang setzt, indem es den verantwortlichen Mitarbeiter informiert. Es gibt einen zentralen Beschreibungstext (der durchaus medienspezifisch sein kann), eine zentrale Statusübersicht für alle zugehörigen Media Assets und Daten und alle Beteiligten greifen ausschließlich auf eine zentrale Datenquelle zu. Und anschließend ist nur noch ein Korrekturlauf notwendig, da alle Beteiligten ihre Änderungen digital im selben Dokument einarbeiten. Kürzere Time-to-Market, deutliche Kostenreduktion und eine Entlastung aller Beteiligten lassen sich durch gute Vorarbeit und die Auswahl des passenden Systems erreichen.
Die so definierten Soll-Prozesse bilden nun die Basis für Ihren Anforderungskatalog: Welche Daten sollen in PIM verwaltet werden? Wie sieht das optimale Datenmodell aus? Welche Felder werden dazu in PIM benötigt? Benötigen Sie ein zentrales Statuskonzept für Ihren Content?
Formulieren Sie Ihre Anforderungen so konkret wie möglich und priorisieren Sie diese. Berücksichtigen Sie dabei sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen an das neue PIM-System. So können beispielsweise technische Systemgegebenheiten bereits zu einem K.O.-Kriterium werden.
Auch die Frage „Was wollen wir nicht?“ sollte in Ihrem Lastenheft beantwortet werden. Beispielsweise kann es ein K.O.-Kriterium sein, wenn ein System recht neu ist und noch an einigen „Kinderkrankheiten“ leidet. Andererseits basiert das System dadurch vermutlich auf der neuesten Technologie und der recht junge Entwicklungsstand bietet die Möglichkeit das System nach den eigenen Wünschen mitzugestalten.
Im Idealfall identifizieren Sie bereits in dieser Phase alle Beteiligten und beziehen sie bei der Definition der Anforderungen mit ein. Zudem ist es in der Regel hilfreich, bereits in der Vorbereitung erfahrene Partner im Kernteam zu haben. Oder sind Sie sicher, alle Möglichkeiten, die Ihnen ein PIM bietet, zu kennen? Jede Möglichkeit zur Automatisierung? Jede Möglichkeit zur Prozessteuerung? Jede Möglichkeit zur Anbindung an Drittsysteme? Durch ihre Erfahrung und den Blickwinkel von außen können Ihnen externe Berater hier wichtigen Input zur Skizzierung der optimalen Prozesse und Workflows in Ihrem Unternehmen bieten und so maßgeblich zur späteren Effizienzsteigerung beitragen.
Von der Longlist zur Shortlist
Es gibt derzeit weit über 50 PIM-Lösungen am europäischen Markt. Eine Übersicht der verschiedenen Anbieter erhalten Sie auf www.pim-auswahl.de.
Aufgrund Ihrer definierten Anforderungen sind Sie nun in der Lage aus der Vielzahl an angebotenen Systemen eine sogenannte Longlist zu erstellen. Dies bedeutet eine Auswahl von 10-15 Systemen, die Ihre Anforderungen voraussichtlich am besten erfüllen. Durch das Hinzuziehen externer Berater kann der Auswahlprozess deutlich verkürzt werden: aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung mit diversen PIM-Systemen können sie Ihnen eine gute Einschätzung der infrage kommenden Systeme geben bzw. aufbauend auf den Anforderungen eine Auswahl an PIM Systemen empfehlen.
Ein ausführliches Anbieterbriefing inklusive Fragenkatalog, der exakt Ihre Anforderungen beschreibt, hilft Ihnen anschließend bei der genaueren Betrachtung der infrage kommenden Systeme. Vermutlich wird kein Anbieter all ihre Pflicht-Anforderungen zu 100% erfüllen. Die Frage ist eher, welche Anbieter erfüllen die meisten Anforderungen? Welche Anforderungen können durch einfache Konfigurationen, welche nur durch komplizierte Programmierung oder sogar überhaupt nicht erfüllt werden? Nehmen Sie maximal zwei bis drei Anbieter auf Ihre Shortlist, die Sie dann zur ausführlichen Systempräsentation bitten. Ein Tipp am Rande: Lassen Sie sich nicht zu früh von hohen Lizenzkosten abschrecken – es gibt immer einen Spielraum für Verhandlungen.
Falls nach der Präsentation durch die Software-Anbieter die Auswahl für das richtige PIM noch immer schwerfällt, kann ein Proof of Concept weiterhelfen. Lassen Sie den Anbieter an einem Beispiel aus Ihrer Unternehmenspraxis mit Ihren konkreten Daten zeigen, ob sein PIM die Anforderungen wie gewünscht erfüllt.
Sie können sich immer noch nicht entscheiden, welches das passende PIM-System ist? Die bewährten Prozesse, Tools und Methodiken unseres erfahrenen Beraterteams garantieren Ihnen einen schnellen und transparenten Evaluationsprozess.
Lesen Sie im nächsten Artikel der Serie, wie Sie Ihren Business Blueprint für die Implementierung der PIM-Software erstellen.
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