Produktinformationsmanagement (PIM) als organisatorische Kernaufgabe?

Produktdatenprozesse (PDP), die vom Stammdatenmanagement aus Product Design und Lieferanten-Onboarding über Category- und Produktmanagement bis zur zielgruppenspezifischen Kundenansprache in den Kanälen reichen, sind in der Regel von hoher Komplexität und Prozessinseln innerhalb einzelner Abteilungen einer Ablauforganisation geprägt. Die Vereinheitlichung von Prozess- und Ablaufmodellen bis hin zur abteilungsübergreifenden Produktdaten-Management stellt hierbei für viele Unternehmen eine erhebliche Hürde dar. Aktives Change-Management, das Einbeziehen aller betroffenen Abteilungen und eine individuelle und nutzenorientierte Kommunikation sind zur Lösung dieser Herausforderung die richtigen Schlüssel. Eine erfolgreiche Projektorganisation erkennt diese Fragestellung im Vorfeld, indem dieser Aufgabe durch Personal wie Budgetplanung Rechnung getragen wird.

Doch wer verantwortet den Produktdatenprozess nach der erfolgreichen Einführung? Wie wird eine Aufbau-, wie die Ablauforganisation definiert? Diese Frage wird im Kontext PDP-orientierter Projekte zunehmend gestellt – jedoch oft erst parallel zum Einführungsprojekt einer technischen Lösung! Das Risiko, die Potentiale und Zielsetzungen nicht dauerhaft zu erreichen, ist dadurch nicht unerheblich bewertet.
Die Antwort auf diese Herausforderung findet sich aus meiner Erfahrung über eine zweidimensionale Organisationsmatrix jeweils individuell für eine Unternehmung.

Dimension 1: Zentral vs. Dezentral

Zerlegt man den Produktdatenprozess in seine Prozessbestandteile, können diese zentralen bzw. dezentralen Funktionseinheiten zugeordnet werden. Typische zentral verantwortete Teile des PDP sind Prozesse der steuernden Data Governance, der Entwicklung unternehmensweiter Datenmodelle, der Produktion von Printerzeugnissen oder aber des IT-Strategie- und Anforderungsmanagements. Daneben werden zumeist im Mix Teilprozesse mit dezentraler Verantwortung gefordert. Typische Beispiele sind Übersetzungsprozesse in den Vertriebsorganisationen oder der Datenaufbereitung und -pflege der Categories. Letzterer Teilprozess stellt wiederum die Frage, welche Use Cases dezentral (bspw. Inhouse-Pflege von Produktdaten) bzw. zentral (wie dem externen Einbeziehen von Agenturen im Bereich des Content Buying) organsiert werden sollen.

Dimension 2: Horizontal vs. Vertikal

Eine horizontale Prozess- und Organisationsform hält die Verantwortung für Produktdaten entlang des PDP weitestgehend innerhalb einer Organisationseinheit. Horizontale PDP-Organisationen sind dabei zumeist als parallele, Category-bezogene Ablaufeinheiten aufgestellt. Eine vertikale PDP-Organisation stellt dagegen eine typische arbeitsteilige Ablauforganisation bereit. Entlang des PDP werden über Quality Gates definiert Prozess-Verantwortungen von einzelnen Organisationseinheiten an die nächste übergeben. In den vergangenen Jahren hat sich im technischen Großhandel und Retail verstärkt eine horizontale Ausrichtung von Prozess- und Organisationsform entwickelt, während in der Industrie weiter die Vertikalität vorherrscht. Welche Erfahrungen haben Sie mit ähnlichen Fragestellungen gemacht? Reicht aus Ihrer Sicht eine zweidimensionale Organisationsmatrix wie dargestellt aus?

Ich freue mich über Ihr Feedback.

Michael Weiß
Principal Business Consultant, Head of Business Consulting