Single Point of Truth
Daten gehören zu den wichtigsten Rohstoffen für den Unternehmenserfolg. Umso wichtiger, dass sie verlässlich und für Mitarbeiter leicht zugänglich vorliegen. Mit wachsenden Datenbeständen und IT-Infrastrukturen steigt allerdings das Risiko von Redundanzen, veralteten Daten und Inkonsistenzen. Um Datenchaos vorzubeugen, bietet sich für Unternehmen die Arbeit mit einer „Single Point of Truth“ an.
Definition: Was ist ein Single Point of Truth?
Der Begriff Single Point of Truth (SPOT), deutsch: einziger Punkt der Wahrheit, bezeichnet die Unternehmenspraktik, einen zentralen Datenbestand, statt vieler Datensilos zu betreiben. Im Management wird teilweise der Begriff Single Source of Truth (SSOT) oder Golden Record synonym verwendet. Mit einer Single Point of Truth vereinfachen Unternehmen ihre Datenauswertungen. Sie stellen mit einer SPOT sicher, dass Mitarbeiter jeder Abteilung mit einer einheitlichen, verlässlichen Datenbasis arbeiten.
Vorteile des Single-Point-of-Truth-Ansatzes
Die Einführung einer Single Point of Truth bietet Unternehmen viele Vorteile. Mit der steigenden Bedeutung verlässlicher Daten für den erfolgreichen Unternehmensbetrieb hat sich dieses Datenmanagement-Konzept zu einem Standard entwickelt.
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Wenn Mitarbeiter die für ihre Arbeit notwendige Informationen aus unterschiedlichen Systemen abfragen oder Kollegen um Auskunft bitten müssen, ist das nicht sehr produktiv, sondern zeitraubend – und treibt die internen Kosten in die Höhe. Mit einer SSOT stehen Daten in einem Bruchteil der Zeit zur Verfügung. Mitarbeiter werden von der Datenbeschaffung entlastet und gewinnen Zeit, die sie für höherwertige Aufgaben verwenden können.
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Je geringer der Aufwand, um sich hilfreiche Daten zu beschaffen, desto eher nutzen Mitarbeiter die Möglichkeit im Tagesgeschäft. Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften profitieren Teams, wenn sie Daten anderer Regionen oder Niederlassungen in ihre Analysen und Prognosen einbeziehen können. Ein Golden Record, der zum Beispiel Kundendaten aller Länder beinhaltet, kann für Marketingaktivitäten tatsächlich Gold wert sein.
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Pflegen Abteilungen redundante Datenbestände, bindet dies nicht nur unnötig Arbeitszeit. Die Komplexität der IT-Infrastruktur nimmt ebenfalls zu und der Wartungsaufwand steigt. Je größer die Datenbestände, desto höher beispielsweise die Kosten, um ausreichend Speicherkapazität bereitzustellen und zu warten. Konsolidieren Unternehmen hingegen ihre Daten in einem Golden Record, lassen sich Hardware-, Wartungs- und Opportunitätskosten signifikant senken.
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Wenn Mitarbeiter ihrer Datenbasis vertrauen, auf zusätzliche Prüfungen verzichten können und auf alle relevanten Daten unkompliziert zugreifen können, lassen sich Entscheidungen fundierter und schneller treffen. Gerade in umkämpften Märkten und modernen Businessmodellen ist Tempo und vorausschauendes datenbasiertes Handeln oft der entscheidende Wettbewerbsvorteil.
Single Point of Truth als Basis für effektives Datenmanagement
Die Single-Point-of-Truth-Architektur sichert die Verlässlichkeit des Datenbestands eines Unternehmens auf technologischer Ebene. Vor allem bei der Verwendung von Stammdaten profitieren Firmen von einer zentralen Datenquelle, da die Daten von vielen Abteilungen verwendet werden – von Marketing, über Vertrieb bis zum Controlling.
Damit das Datenmanagement die strategischen Unternehmensziele unterstützt, müssen allerdings neben der Implementierung einer SPOT weitere Maßnahmen ergriffen werden: Prozesse, Verantwortlichkeiten und Regeln für den Umgang mit Daten müssen etabliert werden. Nur wenn Organisationskultur, Prozesse und Technologie zusammenspielen, erschließen Unternehmen den Mehrwert einer Single Source of Truth.
Single Source of Truth – Anwendungsbeispiele
Von der Einführung einer SSOT profitieren alle Abteilungen. Drei Beispiele aus der Unternehmenspraxis:
Single Point of Truth im Customer-Relationship-Management
Eine optimale Customer Experience herstellen – vom ersten Markenbewusstsein bis zum Kauf und Kontakt mit dem Kundensupport, ist Ziel des Marketings. Wenn Kundendaten allerdings nicht zentral gespeichert bzw. synchronisiert werden, ist diese Aufgabe kaum zu erfüllen. Eine Salesforce-Studie von 2020v fand heraus, dass 54% der Kunden beim Unternehmenskontakt das Gefühl haben, mit verschiedenen Firmen zu sprechen, weil Informationen nicht zwischen den Abteilungen fließen. Dann müssen Kunden nach einem Online-Kauf bei Kundensupport beispielsweise ihre Daten erneut nennen und ihr Anliegen von Null auf schildern. Eine SSOT vermeidet, dass es zu solchen für Kunden frustrierenden Erlebnisse kommt.
Single Point of Truth im BIM
Bei Bauprojekten können über das Building Information Modelling (BIM) sämtliche Projekt- und Gebäudedaten der unterschiedlichen Gewerke in einer Oberfläche zusammengeführt werden. Nicht nur Pläne und Dokumentationen sind dort abgelegt, das Gebäude wird auch in seiner Gesamtheit in 3D visualisiert. Dieser gebündelte Datenbestand dient als Single Point of Truth. Er macht es einfacher, Kollisionen zu verhindern und Qualitätsstandards einzuhalten. Auch Rechnungen können aus den BIM-Informationen automatisch abgeleitet werden.
Single Point of Truth in Business Intelligence
Führungskräfte können sich mithilfe von Business-Intelligence-Anwendungen einen schnellen Überblick und einen detaillierten Einblick verschaffen, wie ihr Unternehmen bei bestimmten Kennzahlen performt. Die Anwendungen spielen ihren Mehrwert besonders dann aus, wenn sie auf einer zentralen Datenbasis als SSOT aufsetzen. Dann sind sie in der Lage, relevante Daten aus den Abteilungen ad hoc zusammenzuführen, sie schnell aufzubereiten und wichtige Zusammenhänge zu visualisieren.
Single Point of Truth: Wie Unternehmen ihre Daten in einer Quelle
Die Implementierung einer Single Source of Truth unterscheidet sich je nach Unternehmensstrategie, Technologien und Zielen. In einigen Fällen sollen nicht alle Datenbestände in der SSOT integriert werden, in anderen werden sukzessive weitere Datensysteme angeschlossen. Der grundlegende Ablauf der Einführung ist jedoch immer der gleiche.
1. Bestandsaufnahme
Zunächst müssen sämtliche Datenquellen im Unternehmen identifiziert werden. Welche Daten werden zu welchem Zweck erhoben? So lässt sich bereits ein Überblick gewinnen, wo Redundanzen und „Datenmüll“ angesammelt werden.
2. Konsolidierung
Anschließend ist zu klären, welche Daten in Zukunft weiter oder neu erhoben werden sollen und auf welche Auswertungen verzichtet wird, weil sie nicht aussagekräftig und relevant sind.
3. Data Governance
Noch vor der technologischen Umsetzung der Single Point of Truth sollten Unternehmen festlegen, wie sie ihre Datenerhebung, Datennutzung und Datenpflege zukünftig organisieren wollen. Welche Rollen, Prozesse und Regeln werden benötigt oder müssen angepasst werden? Eine Data Governance ist essenziell, damit die Einführung einer SPOT zu nachhaltigen Erfolgen führt.
4. Software-Einführung
Zuletzt steht die Wahl einer geeigneten IT-Lösung an. In manchen Fällen reicht es aus, bestehende Systeme zu verwenden oder zu erweitern. In anderen Fällen ist es effektiver, dezidierte Stammdaten-Management-Systeme einzuführen.
5. Kommunikation
Die Umstrukturierung des Datenmanagements in eine Single-Point-of-Truth-Architektur verändert die Arbeitsabläufe vieler Mitarbeiter. Der Prozess – Change Management – sollte daher von Beginn an kommunikativ begleitet werden, damit Teams die Vorteile für ihre täglichen Aufgaben erkennen und neue Abläufe als Chance statt als Belastung betrachten.
Häufige Fragen rund um Single Point of Truth
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Je mehr Unternehmensentscheidungen auf Basis von Daten getroffen werden sollen, desto wichtiger ist es, ihre Verlässlichkeit herzustellen. Eine Single Point of Truth sorgt dafür, dass unternehmensweit mit einem aktuellen und einheitlichen Datenstand gearbeitet wird.
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Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet. Wird zwischen ihnen unterschieden, meint der Single Point of Truth die Praxis, bestimmte Daten immer aus einer zentralen Quelle zu beziehen. Die Single Version of Truth fordert, dass unternehmensweit Einigkeit herrscht, welche KPIs für bestimmte Vorgänge aktuell sind und als Datenbasis herangezogen werden.
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Unternehmen ohne SPOT arbeiten ohne einheitliche Datenbasis. Jede Abteilung pflegt ihre eigenen Datensilos. Die Geschäftsführung und andere Stakeholder können so keinen umfassenden datenbasierten Blick auf das Unternehmen gewinnen.
SPOT – Ihre Roadmap