Stammdaten
Korrekte Stammdaten sind essenziell für einen reibungslosen Geschäftsablauf. Welche Daten gehören aber in diese Kategorie? Wir erklären, wie Stamm- und Bewegungsdaten zu unterscheiden sind, wie eine professionelle Stammdatenpflege organisiert sein sollte und warum sie in Zukunft zum Wettbewerbsfaktor wird.
Definition: Was sind Stammdaten?
Stammdaten, englisch: Master Data, sind Unternehmensdaten, die für sämtliche Geschäftsprozesse benötigt werden. Ein zentrales Merkmal: Sie bleiben über einen längeren Zeitraum unverändert. Zu Stammdaten gehören zum Beispiel Datendomänen wie Kunden-, Produkt- oder Lieferantenstammdaten. Die Qualität des Stammdatenmanagements entscheidet maßgeblich über strategische Möglichkeiten und operativen Erfolg eines Unternehmens.
Stammdaten-Beispiele finden sich in jedem Geschäftsbereich
Unternehmen erleben ein exponentielles Datenwachstum. Neue Daten kommen hinzu, werden verändert und neue Formate integriert. Stammdaten bilden das Raster, in das diese neuen, schnell wechselnden Daten eingeordnet werden.
Die wichtigsten Stammdatendomänen:
- Kunden
- Lieferanten
- Mitarbeiter
- Produkte
- Finanzen
- Anlagegüter
Beispiele für Stammdaten sind Kundenadressen, Produktkategorien, Lieferantennamen und Kontenrahmen. Auch E-Mailadressen, Geburtsdaten und Telefonnummern zählen dazu.
Stammdaten vs. Bewegungsdaten: Was ist der Unterschied?
Stammdaten bilden die Basis für Bewegungsdaten. Diese sind oft abteilungsspezifisch und ändern sich häufig, während Master Data abteilungsübergreifend verwendet und über lange Zeit unverändert bleiben. Sie beziehen sich auf grundlegende Kriterien, während Bewegungsdaten einzelne Ausprägungen von Kundenverhalten beschreiben.
Mit den wachsenden Datenmengen in Unternehmen und smarten Analysetools nimmt die Bedeutung von Daten für Unternehmen rasant zu. Über Business-Intelligence-Anwendungen können Nutzer Daten regelmäßig abfragen und Reports erstellen. Eine aussagekräftige Auswertung erhalten sie aber nur durch die Kombination von Kundenstammdaten und Kundenverhaltensdaten. Nur wenn die Stammdaten im System korrekt und aktuell sind, also ihre Datenqualität stimmt, sind die Analysen eine verlässliche Unterstützung in der Entscheidungsfindung.
Hier ein paar Beispiele für die Beziehung von Stammdaten und Bewegungsdaten:
Die Stammdatenpflege optimal organisieren
Das Management von Stammdaten, das Master Data Management (MDM), gehört zum Fundament für die digitale Transformation eines Unternehmens.
Viele Firmen halten ihre Stammdaten in verschiedenen Systemen. Je nachdem, wie stark die Systeme der verschiedenen Abteilungen harmonisiert oder konsolidiert werden, stehen ihnen dann unterschiedliche Möglichkeiten der Datenanalyse zur Verfügung. Durch die dezentrale Datenhaltung entstehen jedoch leicht Redundanzen. Aktualisierungen sind aufwändig und das Risiko besteht, dass Änderungen nicht in jedes System übertragen werden.
Wer die Organisation und Pflege seiner Stammdaten optimieren möchte, sollte ein Stammdatenmanagement-System (MDM-System) einführen und seine Datenhaltung – zumindest innerhalb der einzelnen Stammdatendomänen – zusammenführen. Das System bündelt die Daten, bereitet sie im Hintergrund auf und stellt sie Anwendungen unternehmensweit zur Verfügung. Der gesamte Lebenszyklus der Daten wird über das MDM-System organisiert – von der Eingabe, über Änderungen bis zur Archivierung von Daten. Auf diese Weise stehen die Stammdaten dem operativen Geschäftsprozessen jederzeit in hoher Qualität (aktuell, einheitlich, genau etc.) zur Verfügung.
Ist die Stammdatenverwaltung zentralisiert, leistet sie einen wesentlichen Beitrag, um Unternehmen fit für weitere Schritte in der digitalen Transformation zu machen. Allerdings ist die Implementierung einer Stammdaten-Software kein Allheilmittel für unternehmerische Herausforderungen. Vielmehr kommt es darauf an, Master Data Management auch strategisch richtig aufzusetzen. Die Implementierung sollte auf einer unternehmensweiten Datenstrategie basieren.
Folglich betrifft das Projekt nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch das Management und die Fachabteilungen. Vor der Einführung eines Master Data Management sollten Unternehmen daher alle beteiligten Stakeholder zusammenbringen. Durch ihre unterschiedlichen Perspektiven gewinnen die Projektverantwortlichen eine 360-Grad-Sicht und können alle relevanten Aspekte der Datenspeicherung und -nutzung in der neuen Stammdatenverwaltung berücksichtigen.
Rollen und Prozesse sollten im Zug der neuen Stammdaten-Governance überprüft und angepasst werden. Hatten bisher viele Mitarbeiter Bearbeitungsrechte, kann mit der neuen Stammdaten-Software zum Beispiel eine differenziertere Herangehensweise realisiert werden.
Die Auswahl und die Implementierung der passenden Software ist zwar wichtig, die strategische Neuausrichtung von Prozessen und das Changemanagement, die Kommunikation kommender Veränderungen an die Angestellten, spielen für den späteren Erfolg des MDM jedoch eine deutlich größere Rolle. In vielen Jahren der Beratungspraxis hat sich gezeigt: Die IT entscheidet nur zu 10 Prozent über das Gelingen eines MDM-Projekts, Organisationskultur und Prozesse machen 60 bzw. 30 Prozent des Gesamtergebnisses aus.
Fazit: Management von Stammdaten wird zum Erfolgsfaktor
Viele Unternehmen unterschätzen bisher die Bedeutung von Stammdaten. Sie speichern Daten redundant und dezentral. Im besten Fall erreichen sie zwar ein gutes Sicherheitsniveau, tragen durch das Vorgehen aber unnötig hohe Kosten für Wartung und Pflege. Auch das Risiko von veralteten und inkonsistenten Daten ist bei diesem Ansatz hoch – zumal in vielen Firmen Prozesse fehlen, um die Datenqualität auf Dauer auf hohem Niveau zu halten.
In Zukunft können sich Unternehmen eine Vernachlässigung ihres Stammdatenmanagements nicht mehr leisten. Entscheidungen werden immer weniger aus dem Bauch heraus getroffen und immer häufiger datengetrieben. Wollen Unternehmen neueste Anwendungen der Business Intelligence und Technologien wie PRP, KI oder cyberphysische Anlagen optimal einsetzen, benötigen sie ein zentrales Stammdatenmanagement. Es bildet die notwendige technologische und prozessuale Basis – und entwickelt sich damit zu einem immer wichtigeren Wettbewerbsvorteil für Unternehmen jeder Branche.
Häufige Fragen rund um Master Data
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Stammdaten bilden die Basis für Bewegungsdaten. Deren Auswertung nimmt immer wichtigere Rolle bei operativen und strategischen Entscheidungen ein. Sind sie nicht vorhanden oder liegen sie in schlechter Qualität vor, beeinträchtigt das direkt die Aussagekraft von Analyse und Prognosen. Um gute datengetriebene Entscheidungen zu treffen, sollten Unternehmen daher auf eine hohe Qualität ihrer Stammdaten achten.
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Mit der Einführung einer Master-Data-Management-Lösung können Unternehmen sicherstellen, dass sie mit einer Single Point of Truth arbeiten. Datenaktualisierungen wirken sich unternehmensweit aus und Inkonsistenzen werden vermieden. Welche Anforderungen Unternehmen an gute Datenqualität stellen, müssen sie individuell definieren. Es reicht jedoch nicht den Datenbestand einmal auf diese Kriterien hin zu bereinigen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Prozesse zur Stammdatenpflege implementieren, um die Qualität der Datensätze dauerhaft aufrechtzuerhalten.
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Die beste Lösung berücksichtigt die individuelle Unternehmenssituation. Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Unternehmen ihre Anforderungen an das Master Data Management vor der Kaufentscheidung genau klären: Sollen mehrere Stammdatendomänen geführt werden oder eine einzige? Wird eine On-premise- oder eine Cloud-Lösung favorisiert? Welche Funktionen sind nicht verhandelbar? Der richtige Anbieter ergibt sich aus den Zielen und Erwartungen. Wer sich Unterstützung bei der Wahl und Integration einer MDM-Lösung wünscht, kann auf externe Dienstleister zurückgreifen. Diese beraten im besten Fall nicht nur, sondern übernehmen auch die Implementierung ins System – gemäß der erarbeiteten Datenstrategie.
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