10 typische Fehler im MDM/PIM-Projekt – Praxistipps für Informationslogistik Projekte
Michael Mezger und Marc Hölzle berichten von ihren Erfahrungen und geben wertvolle Tipps, wie Sie typische Fehler vermeiden können und Ihr Master Data Management oder Product Information Management Projekt „in time and budget“ abschließen.
Für die EWIGKEIT konzipieren
Fehler: Die erste MDM/PIM Projektphase beinhaltet alle Anforderungen für die nächsten 25 Jahre.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Anforderungen zu definieren. Arbeiten Sie Details für die erste Phase aus – mit einem Weitblick für folgende Phasen. Betrachten Sie dabei den gesamten Leistungsumfang, den Ihnen das MDM/PIM-System in naher Zukunft bieten soll und dokumentieren Sie zusätzlich die Vision, wo es mit Ihrem Unternehmen hingehen soll.
Gehen Sie anschließend einen Schritt zurück und fangen Sie klein und sukzessive an. Implementieren Sie die Standartsoftware recht früh und starten Sie in kleinen Projektschritten: zunächst bspw. die Onlineintegration und anschließend ein kleines Printprojekt – bevor der große Jahreskatalog an der Reihe ist.
Launchen Sie nicht das gesamte Riesenprojekt, mit Anforderungen für die nächsten 25 Jahre, in einem Zug. Sonst wird die Konzeptionsphase 5 Jahre andauern und sie werden anschließend feststellen, dass die Zielsetzung heute eine völlig andere ist, als zu Beginn des Projekts. Die Devise lautet: Einen Schritt nach dem anderen.
TATSACHEN schaffen
Fehler: Die Anwender möglichst spät einbinden und nur vor vollendete Tatsachen stellen.
Definieren Sie Key-User über alle beteiligten Abteilungen hinweg. Ein Key-User vertritt die fachlichen Interessen seines Bereiches im Projektteam. Das frühe Abholen der Beteiligten einer Fachabteilung in Hinblick auf Prozesse, Anforderungen und organisatorische Veränderungen schafft eine höhere Akzeptanz des neuen Systems. Erarbeiten Sie gemeinsam: Wie arbeitet der Fachbereich heute? Wo soll es hingehen? Woraus möchte er einen Vorteil ziehen? Wo möchte er schneller werden? Welche Zielsetzung verfolgen Sie mit der MDM/PIM-Einführung?
Binden Sie Ihre KeyUser in die Konzeption ein, indem Sie ihnen relevante Business Cases aufzeigen, statt die Technik vorzuführen. Auch eine Standartsoftware bietet eine Menge Flexibilität was die Arbeitsprozesse anbelangt. Definieren Sie diese gemeinsam. Lassen Sie Ihre User aktiv teilhaben und mitgestalten.
Und: Räumen Sie den Projektteilnehmern ausreichend Zeit für das Projekt ein. Dieses neben dem eigentlichen Tagesgeschäft zu stemmen ist ein Ding der Unmöglichkeit.
Bloß nicht OPTIMIEREN
Fehler: Alles was bisher im Excel-PIM ging, muss genauso wieder funktionieren.
Nutzen Sie das Potenzial, das in der Einführung einer Standartsoftware steckt. Seien Sie offen für Alternativen und nutzen Sie die Chance für Verbesserungen. Altbewährte Software, eingefleischte Prozesse und Abwicklungen, schlechte Datenqualität, nicht mehr benötigte Altdaten und Systeme, bewährtes Datenmodell etc. – analysieren Sie jeden Punkt und überführen Sie alles in neue Prozesse.
Und vergessen Sie dabei die Anwender nicht. Vermitteln Sie ihnen die Strategie und binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein, damit diese anschließend in neuen Strukturen agieren können und nicht in alte Denkprozesse zurückfallen.
Profitieren Sie von der Erfahrung Ihrer Beratungspartner und lernen Sie aus eigenen Fehlern aus der Vergangenheit. Die Frage “Wozu?” muss an dieser Stelle erlaubt sein!
Das SUPERTOOL
Fehler: Alles was die vorhandenen Systeme nicht können muss in MDM/PIM abgebildet werden.
Die Einführung eines zentralen bzw. bereichsübergreifenden Systems birgt stets die Gefahr, dass die Erwartungshaltung entsteht, damit auch alle Probleme zu lösen, die bisher in keiner Zuständigkeit lagen.
Klassische Beispiele für Sonderwünsche:
- Schwächen bzw. Mängel im ERP oder Warenwirtschaftssystem ausgleichen (z.B. Preiskalkulation erstellen)
- Schwächen bzw. Mängel im Shop ausgleichen (Shopsteuerung, Sichtbarkeitssteuerung, Aktionssteuerung, Ordermanagement etc.)
- Fehlendes Business Intelligence / Data Warehouse System; und deshalb Reportings über Transaktionen erzeugen
- Alles, was anderswo nicht reinpasst, im MDM/PIM-System speichern
Der Fokus einer MDM/PIM-Software liegt ausschließlich auf Stammdaten bzw. Produktinformationen und sollte von Ihnen nur für diesen Zweck genutzt werden. Das Management von Stammdaten, die Konsolidierung der Daten sowie die Aufbereitung und Ausleitung für verschiede Kanäle – dies sind die Funktionen und Stärken einer MDM/PIM-Software. Der Versuch andere Funktionen abzudecken, erzeugt unnötige Komplexität im System – verbunden mit Folgekosten. Zusätzlich entsteht eine allgemeine Unzufriedenheit der User, da ihre Erwartungen nie erfüllt werden können.
Für ALLE Fälle
Fehler: Das Datenmodell so generisch und komplex wie möglich halten, um für alle Fälle gerüstet zu sein.
Unternehmen neigen dazu, ein Datenmodell zu bauen, das unabhängig von dem bekannten Verwendungszweck, auch alles Unbekannte abdecken kann. Statt konkreter Entitäten werden nur generische Objekte mit abstrakten Informationen und Beziehungen modelliert. Jedes Objekt wird mit der maximalen Anzahl an generischen Schlüsseln versehen. Das Datenmodell wird überfrachtet. Es wird versucht, alle Informationen aller Systeme, egal ob extern oder intern, mit ins Datenmodell aufzunehmen. Jede Information, die irgendwann für irgendwas gebraucht werden kann, wird in das Datenmodell aufgenommen.
Tun Sie das nicht! Berücksichtigen Sie bekannte Anforderungen architektonisch und setzen Sie um, was Sie im Hier-und-Jetzt benötigen. Andernfalls schaffen Sie eine unnötig erhöhte Komplexität und einen großen Wartungsaufwand, dem niemand Herr werden kann.
PLANLOS planen
Fehler: Datenmigration in der Planung vergessen (Prüfung, Cleansing, Laufzeit)
Unterschätzen Sie die Datenmigration nicht! Unternehmen verfügen über viele Datenmigrationsquellen. Ein kompletter Überblick, wo überall Stammdaten stecken, fehlt allerdings meist. Alle Quellen müssen identifiziert werden. Häufig stecken dieselben oder ähnliche Informationen in verschiedenen Systemen. Es muss entschieden werden, was und woher es verwendet wird – oder ob eine Mischung mehrerer Quellen zweckdienlicher wäre.
Außerdem wird die Datenqualität der verschiedenen Systeme oft überschätzt. Ebenso wie der Aufwand, der für die Analyse und die Bereinigung der Daten benötigt wird, unterschätzt wird. Die Übernahme und die Bereinigung der Daten sind oft sehr laufzeitintensiv und fehleranfällig. Im Gegenzug ist die zur Verfügung stehende Zeit für eine Stichtagsmigration häufig sehr begrenzt.
Die Informationsbeschaffung fehlender Daten und eine manuelle Überarbeitung benötigt seine Zeit. Identifizieren Sie Datenquellen und deren Qualität daher frühzeitig im Projekt. Planen Sie die Datenmigration rechtzeitig ein und nehmen Sie sich die Zeit, um diese im Vorfeld zu testen. So stellen Sie nicht nur die Funktionalität und Fehlerfreiheit der Datenmigrationsprozesse sicher, Sie erhalten auch Aufschluss über deren Laufzeit.
Keine REGELN
Fehler: Keine klare Regelungen für Informationsentstehung und Systeme treffen (Datenhoheit)
Ohne ein zentrales System entstehen Produkt- und Stammdaten in verschiedenen Systemen und abhängig von Prozessen. Kundendaten kommen häufig aus den Kanälen, mit denen der Kunde zum ersten Mal in Berührung mit dem Unternehmen kam. Produktdaten wurden von Lieferanten zur Verfügung gestellt. Außerdem entstanden intern Marketingmaterialien, wie Bilder oder Produkttexte.
Spätestens bei der Einführung eines PIM/MDM-Systems laufen diese Datenströme zusammen. Dies führt häufig zu Konflikten, die aufgrund von Abweichungen oder Widersprüchen entstehen. Zur Lösung dieses Problems bieten sich zwei Vorgehensweisen an.
Sie definieren klare und eindeutige Datenhoheiten
- in PIM/MDM für Daten aus den Quellsystemen als Basis für das (automatische) Auflösen der Konflikte, oder
- zwischen den Systemen und in den Prozessen, um damit Überschneidungen zu verhindern.
Anschließend muss klar sein, aus welchen Quellen welche Daten kommen. Eventuell müssen Prozesse angepasst werden, um einheitliche Datenentstehungsprozesse zu definieren. Ebenso wie Schnittstellen klare Regeln benötigen – am besten automatisiert.
Nicht über den TELLERRAND blicken
Fehler: Neue Systeme und neue Prozesse einführen, aber die Organisation unverändert belassen.
Ein zentrales System und zentrale übergreifende Prozesse für Stammdatenmanagement einzuführen, ohne die Organisation im Unternehmen zu verändern bzw. dezentral zu belassen, führt zwangsläufig zu Zuständigkeitslücken, einem extrem hohen Abstimmungsaufwand und Konflikten bezüglich der Prioritäten. Denn Mitarbeiter konzentrieren sich zunächst immer auf die Tasks, die für ihre eigene Organisation bzw. ihr Management wichtig sind.
Die Schaffung einer zentralen Organisation, die das Changemanagement eines Unternehmens entsprechend einleitet, kann Konflikten vorbeugen.
Organisatorische Änderungen sind immer kritisch für Unternehmen und Mitarbeiter. Alle Mitarbeiter sollten sich als Gewinner fühlen und das Ergebnis, das häufig zunächst mit Mehraufwand bzw. einer Veränderung der persönlichen Arbeitsweise einhergeht, verstehen und nachvollziehen können. Und im besten Fall einen positiven Nutzen sehen.
STANDARD ist für Anfänger
Fehler: Customizen was zu Customizen geht – Jede Ausnahme durch Software lösen.
Ein weiterer typischer Fehler bei der Einführung eines zentralen Systems ist der Versuch heutige Prozesse eins-zu-eins oder „optimiert“ im neuen System abbilden zu wollen. Oder jede Ausnahme im System möglichst automatisch abzubilden.
Eine Standardsoftware bringt jedoch nur dann wirklich wesentliche Vorteile, wenn weitestgehend der Standard genutzt wird. Erweiterungen sollten nur gemacht werden, wenn keine vernünftige Alternative zur Verfügung steht.
Starten Sie mit dem Standard. Seien Sie bereit Ihre Prozesse zu überdenken und anzupassen. Hinterfragen Sie Ausnahmen sorgfältig. Zeigen Sie Ihren Anwendern lieber neue Wege auf, statt Customizings einzuführen. Prüfen Sie stets, ob es Standardmittel im MDM/PIM gibt, die Sie einsetzen können, um das Problem zu lösen.
Entscheiden Sie im Vorfeld, welchen Anwender Sie auf welcher Oberfläche arbeiten lassen. Weiche ich vom Rich-Client auf den Web-Client aus, oder genau umgekehrt? Zeigen Sie die Vielfalt auf, die ein MDM/PIM-System bietet, bevor Sie Customizings ergänzen.
Können Sie auf ein Customizing nicht verzichten, könnten entsprechende Arbeitsprozesse vielleicht in Zwischenschichten ausgelagert werden. Bedenkenswert sind hier Systeme, die befüllen oder Daten aufnehmen, um Customizings im zentralen System zu vermeiden.
Customizings bedeuten bei einem MDM/PIM-Systemupdate zusätzliche Risiken und verursachen häufig enorme Folgekosten. Bleiben Sie daher nahe am Standard – er bietet Ihnen eine Menge Flexibilität.
Am falschen Ende SPAREN
Fehler: Den billigsten Dienstleister auswählen – Hauptsache das Tool ist definiert.
Um Kosten zu sparen starten Unternehmen die Einführung eines MDM/PIM-Systems vielfach lediglich mit einem reinen Implementierungspartner. Die anschließende Einführung im Unternehmen, die Schulung der User oder der Anwendersupport werden häufig vernachlässigt. Doch schnell wird klar: die interne IT kann das Know-how für ein neues Tool nicht schnell genug aufbauen, um diese Aufgaben zu übernehmen. Eine langwierige Einführungsphase ist vorprogrammiert und unbekannte Fallstricke lauern an vielen Ecken.
Nutzen Sie die Erfahrung eines zuverlässigen Beratungspartners, um eigene Sackgassen und Irrwege zu vermeiden und schneller voranzukommen. Profitieren Sie von den Erkenntnissen, die das erfahrene Beraterteam der parsionate in vergangenen Projekten gewonnen hat. Wir sind für Sie da und unterstützen Sie dabei, die Einführung Ihres MDM/PIM-Systems erfolgreich zu stemmen und Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.