Bizerba bricht mit Datensilos: PIM-System als Wegbereiter für eine digitalisierte Zukunft
Seit über 150 Jahren prägt Bizerba maßgeblich die Wäge- und Schneidetechnologie für Handel und Handwerk. Mit einer umfassenden Digitalisierungsoffensive will das Unternehmen seine führende Position stärken und ausbauen. Ein zentraler Baustein dieser Strategie ist die Modernisierung des Produktinformationsmanagements (PIM), um Abläufe effizienter zu gestalten. Die erste Implementierungsphase des neuen Syndigo PIM-Systems durch Parsionate wurde erfolgreich abgeschlossen.
Für Yvonne Heinz ist Leidenschaft der Schlüssel zum Erfolg. Als PIM System Owner bei Bizerba kümmert sie sich in enger Zusammenarbeit mit ihrem Team und den Experten von Parsionate um die Implementierung eines neuen Product Information Management (PIM)-Systems.
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Frau Heinz, mit welchen Herausforderungen hatte Bizerba vor der Einführung eines neuen PIM-Systems zu kämpfen?
Heinz: Unsere Hauptproblematik lag in der Verwaltung zahlreicher verstreuter Datensätze. In unterschiedlichen Systemen wurden Produktinformationen geführt, die teils redundant, teils abweichend waren, weil sie zum Beispiel veraltet waren. Das führte zu einem unverhältnismäßig hohen Aufwand, um auf unserer Website und dem Kundenportal konsistente Informationen bereitzustellen, da wir häufig doppelte Arbeit leisten mussten.
Welche Systeme hatten Sie im Einsatz?
Heinz: Wir setzen damals wie heute eigens entwickelte Systeme und Datenbanken ein, nutzen aber ebenso klassische Excel-Listen. An vielen Standorten kommt SAP als ERP-System zum Einsatz, allerdings nicht flächendeckend, was uns vor zusätzliche Herausforderungen stellt. Im Grunde hatten wir einen Flickenteppich verschiedener Systeme, die nur teilweise miteinander interagierten. Dies führte zu dem typischen Silo-Denken innerhalb unserer IT-Struktur.
Welche Anforderungen sollte Ihr neues PIM-System erfüllen?
Heinz: Wir waren auf der Suche nach einem zentralen System, um unsere Produktinformationen zu sammeln, zu verwalten und anzureichern. Alle Abteilungen bei Bizerba müssen leicht auf unseren Produktkatalog zugreifen und sich auf die Richtigkeit der Daten verlassen können. Wichtig war uns auch, dass die Produktinformationen schnell und effizient auf unsere Kanäle, die Webseite und das Kundenportal, distribuiert werden können. Das Syndigo Enterprise PIM erschien uns hier als ideale Lösung.
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Gibt es Key Performance Indicators (KPI), die Ihnen wichtig sind?
Heinz: Wir haben noch keine klassischen Performancegetriebenen KPIs für unsere Produktdatenqualität. Vielmehr geht es uns um Prozessoptimierungsziele. Wir möchten effizienter, schneller agieren und saubere Datentöpfe haben. Die Prozesse sollen stringenter und weniger redundant gestalten werden.
Sie sind seit Ende 2022 im PIM-Team. Was waren Ihre ersten Schritte?
Heinz: Ich bin Ende 2022 zum PIM-Team gestoßen, als die Zusammenarbeit mit Parsionate und Syndigo bereitsfeststand. Wir haben zunächst mit klassischen Workshops begonnen, um die eigentlichen Bedürfnisse von Bizerba zu ermitteln. Gemeinsam mit Parsionate haben wir uns bewusst für einen kleines Set entschieden, um uns auf das zu fokussieren, was wir wirklich benötigen. Wir wollten nicht gleich die eierlegende Wollmilchsau entwickeln und implementieren. Ziel war es, zunächst die Webseite und das Kundenportal mit Produktinformationen zu beliefern.
Wie ist der Projektstand im Moment?
Heinz: Wir haben das PIM bereits live genommen. Mit einem kleinen Zeitversatz folgte die Schnittstelle zur Webseite. Die letzten Vorbereitungen zur Anbindung des Kundenportals laufen. Intern gehen wir nun in eine Spezifikationsphase, ehe wir im neuen Geschäftsjahr, das bei Bizerba im April beginnt, in die nächste Umsetzungsphase starten werden.
Bizerba bricht mit Datensilos
Welche Bedeutung hat die Implementierung des PIM-Systems für Bizerba?
Heinz: Wir arbeiten im Moment an vielen Digitalisierungsprojekten. Die PIM-Implementierung hat jedoch einen besonderen Stellenwert. Das Projekt erfährt intern eine hohe Wertschätzung. Denn durch die Einführung des PIM-Systems haben wir eine Single Source of Truth für unsere Produktdaten. Alle Beteiligten können zentral alle relevanten Produktinformationen prüfen und bearbeiten, bevor sie den Ausgabekanälen bereitgestellt werden. Dadurch können wir wertvolle Ressourcen durch effizientere Prozesse und eliminierte Redundanzen sparen und diese an anderer Stelle im Unternehmen effizienter einsetzen. Zudem können wir mit hoher Produktdatenqualität in den Ausgabekanälen aktuelle und künftige Kunden begeistern und die Chancen auf Umsatz steigern.
Was waren die größten Herausforderungen?
Heinz: Die Datenmigration war für uns eine große Herausforderung. Es war nicht leicht, die Daten aus der Webseite ins PIM zu überführen und auf strukturelle Unschärfen hin zu kontrollieren. Auch die menschliche Komponente mussten wir berücksichtigen. Es war wichtig, den Kolleginnen und Kollegen den Mehrwert für das Projekt vermitteln, dass zu Beginn erst einmal viel Zusatzarbeit mit sich brachte. Es galt, Befürworter für das Projekt zu gewinnen und den Nutzwert richtig zu vermitteln.
Wie haben Sie das geschafft?
Heinz: Die Kommunikation ist das Wichtigste. Wir haben mit den Kolleginnen und Kollegen gesprochen, uns ihre Bedenken angehört, viel gezeigt und unterstützt – und gerne auch mal mit Kuchen motiviert.
Was sind die nächsten Pläne in Sachen IT und Digitalisierung?
Heinz: Wir werden die Schnittstelle von SAP zum PIM-System aufbauen, um die Grunddaten aus SAP ziehen zu können, wenn wir ein Produkt im PIM-System anlegen. Zudem wollen wir Preisdatenblätter und Product Marketing Packages direkt aus dem PIM heraus erzeugen. Darüber hinaus ist der Anschluss unseres CPQ-Konfigurators an das PIM-System ein wichtiger nächster Schritt.
Können Sie zusammenfassend die größten Benefits des neuen PIM-Systems nennen?
Heinz: Wir haben jetzt ein zentrales System, in dem die Produktdaten einheitlich gepflegt werden und die Zielkanäle erreichen. Zudem können wir bestehende Marketingtexte verwenden und vereinheitlichen – trotz unterschiedlicher Sprachen. Schlussendlich haben wir eine viel strukturierte Anzeige unserer technischen Informationen. Diese sind ebenfalls einheitlich und weisen weniger Redundanzen auf.
Haben Sie einen Rat für andere Firmen, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen?
Heinz: Wir sind iterativ vorgegangen und haben getestet, was für uns funktioniert. Dabei waren wir immer flexibel und haben Dinge gemeinsam ausprobiert. Es ist wichtig, ein Ziel vor Augen zu haben. Dennoch sollte man bereit sein, dieses Ziel immer wieder neu zu bewerten und gegebenenfalls auch anzupassen beziehungsweise den Weg dorthin zu ändern, wenn man merkt, dass sich die Situation verändert hat. Wir mussten beispielsweise zwischenzeitlich auch mal die Anforderungen anpassen, weil sich die Bedürfnisse im Produktmanagement oder Marketing geändert hatten. Ich rate sehr dazu, diese Abteilungen früh mit einzubeziehen. Das erspart unnötige Abstimmungsschleifen im späteren Prozess.
Wie konnten Sie das Projekt trotz eines sehr kleinen Teams stemmen?
Heinz: Wir haben das Glück, über ein „Wadenbeißer- Gen“ zu verfügen. Man darf sich nicht abwimmeln lassen, muss flexibel bleiben und gerade in der heißen Phase Überstunden in Kauf nehmen. Das lohnt sich. Leidenschaft ist der Schlüssel zum Erfolg.
